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ERP-System: Funktion, Nutzen und Vorteile

Ein ERP-System dient allgemein als Einrichtung zur Kontrolle und Koordination unternehmerischer Aktivitäten und Ressourcen. ERP steht als Abkürzung für Enterprise Resource Planning und betrifft als Aufgabenfeld eine große Zahl verschiedener Geschäftsbereiche von der Betriebsmittel-Beschaffung bis zum Personalwesen. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße und Auftragslage nimmt die Bedeutung eines durchdachten ERP-Systems auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) zu.

Handel-und-Digitaliserung-ERP-System

ERP-System: Bedeutung im Überblick

Ein ERP-System ist als Tool von Bedeutung für die effizientere Ausgestaltung der Prozesse im Unternehmen. Wachsende Anforderungen ab einer bestimmten Unternehmensgröße sowie die steigende Konkurrenz rufen nach einer Optimierung der Geschäftsabläufe. Dies bedarf einer durchdachten Steuerung des Ressourcen-Einsatzes. Grundlage ist eine gemeinsame Daten- und Informationsbasis. Diese lässt sich mit einem ERP-System realisieren, das einen wichtigen Baustein in der Business Intelligence darstellt.

Gerade im Zuge der wachsenden Bedeutung der Digitalisierung und des Online-Handels nimmt auch die Bedeutung der ERP-Unterstützung zu. Schnell kann die Nachfrage in einem Onlineshop ein Ausmaß annehmen, das eine manuelle Bearbeitung durch die Mitarbeiter kaum mehr zulässt. Ebenso kommt es schnell vor, dass die Stammkundschaft nach Produkten fragt, die im Lager nicht mehr ausreichend vorhanden sind. Diese und andere Fehlplanungen sind oft die Ursache für Überstunden oder Umsatzeinbußen, wenn das Unternehmen der Nachfrage nicht gerecht wird.

Unternehmens-ERP-System: Vorzüge, Chancen und Bedeutung

ERP-System als gemeinsame Basis für den Informations- und Datenaustausch

Ein ERP-System hat die tragende Bedeutung der Gewährleistung einer geteilten Datenbasis für alle Beteiligten. Dank ERP-System haben alle Mitarbeiter Zugriff auf die wichtigsten Daten zu Artikeln, Kaufs- und Verkaufsvorgängen sowie auch zu Kunden und Lieferanten. Damit ist ein ERP-System von hoher Bedeutung für die Betriebsabläufe. Wenn alle Abteilungen auf dieselben Daten zugreifen, ist ein reibungsloser Ablauf der damit verbundenen Prozesse gewährleistet.

Die Datenbasis im ERP-System trägt etwa dazu bei, dass sich alle Ein- und Verkaufsprozesse im Blick behalten und auswerten lassen. Ebenso lässt sich der Mindestbestand der jeweiligen Produkte nachvollziehen. Probleme wie Fehlbestellungen lassen sich somit dank ERP-System unterbinden.

Die gemeinsame Datenbasis im ERP-System ermöglicht es auch, dass sämtliche Anfragen durch Kunden an das ERP-System übertragen werden können. Neue Kunden lassen sich jederzeit anlegen, während Mitarbeiter auf Einträge bereits bestehender Kunden zugreifen können. Die auf diese Weise gesammelten Daten lassen sich automatisiert als Aufträge erfassen. An Kunden lassen sich entsprechende Termine automatisch über Wege wie EDI, E-Mail oder Post übermitteln.

ERP-System und seine Bedeutung für Geschäftsprozesse unterschiedlicher Anforderungen

ERP-System-Anbieter sind mit den Bedürfnissen der Kunden vertraut und wissen um die Bedeutung verschiedener geschäftlicher Prozesse im Betriebsalltag. Viele ERP-System-Lösungen bieten eine große Erweiterungsmöglichkeit. Module ermöglichen eine individuelle Anpassung an verschiedenste Kundenanforderungen. Basislösungen lassen sich damit um spezifisch benötigte Komponenten erweitern. Grundsätzlich verfügen Basis-ERP-Lösungen über die zentrale Funktionalität, Kunden, Lieferanten und Artikel anzulegen. Auch ein umfassender Bereich für den Ein- und Verkauf der Produkte ist in den Basis-Lösungen vorhanden. Sind spezielle Kundenbedürfnisse von Bedeutung, lassen sie sich durch Zusatzmodule adressieren. Dazu gehören beispielsweise Import-Optionen für Artikel sowie zusätzliche Vorgänge. Die modulare Erweiterungsmöglichkeit sorgt für eine kundenindividuelle Konfiguration, ohne dass Anwender sämtliche Optionen erst kostenpflichtig erwerben müssen.

Umfangreiche Import- und Austausch-Optionen

Import- und Export-Optionen im ERP-System sind in Anbetracht der zunehmenden Anzahl fremder Systeme von Bedeutung.

Ein modernes ERP-System ist für den Datenaustausch mit Drittsystemen gerüstet. Aus Systemen wie etwa CRMs (Customer Relationship Management) oder fremden Onlineshops lassen sich Daten übernehmen. Auch der Datenexport ist möglich. So lassen sich etwa Daten über Kundenbestellungen aus einem Webshop in das ERP übermitteln. Dies reduziert den manuellen Aufwand des händischen Eintrags der Kundenbestellungen. Onlineshops können in Kooperation mit dem ERP Artikelinformationen wie Preise, Verfügbarkeit oder Bestand ermitteln.

Ressourcen- und Geschäftsprozess-Optimierung

Ein durchdachtes ERP-System trägt zur optimierten Handhabung der unternehmerischen Ressourcen ein. Geschäftsprozesse profitieren von der verbesserten Bedarfsplanung. Da nicht mehr alle Bestellungen und Vorgänge manuell zu erfassen sind, hat ein ERP-System eine wichtige Bedeutung für die Zeitersparnis. Weiterhin lassen sich durch die verbesserte systemseitige Bedarfsplanung mit dem ERP-System überflüssige Bestellungen vermeiden, die gegenwärtig keine Nachfrage haben.

Lagerhaltung mit ERP-System optimieren

Bei der Lagerung der Artikeln ist eine durchdachte Lagerhaltung von Bedeutung. Auch hierbei finden Anwender Unterstützung durch ein ERP-System. Produkte sollten beispielsweise so gelagert werden, dass sie jederzeit gut erreichbar sind. Automatisierte Umlagerungen stellen sicher, dass benötigte Artikel jederzeit in korrekter Anzahl am richtigen Platz zur Verfügung stehen. Damit ist eine schnelle Kommissionierung der Ware möglich. Platzoptimierungen und automatisches Umlagern sind von hoher Bedeutung für die effiziente Gestaltung der Prozesse und werden durch ERP-Systeme vereinfacht.

Automatisierter Versand der Kundenaufträge mit ERP-System

Sobald ein Artikel die Firma verlassen soll, holt ein Frachtführer sie ab. Hierbei sind Verpackungs- und Lieferscheininformationen von Bedeutung. Ein ERP-System ermöglicht die automatisierte Weiterleitung dieser Informationen an den Frachtführer. In diesem Prozess lässt sich, sofern vorhanden, auch die Sendungsnummer unmittelbar an den Endkunden weiterleiten.

Automatisierung des Dokumenten-Versands

Auch beim Versand von Unternehmens-Dokumenten wie Rechnungen ist die Unterstützung durch ein ERP-System von Bedeutung. Nach dem Artikelversand ist eine automatische Erstellung von Rechnungen möglich, die im unmittelbaren Anschluss an Kunden weitergeleitet werden. Auch eine automatisierte Erstellung von (Sammel-)rechnungen in einem klar definierten Zeitraum ist eine Option. Dies erspart Sachbearbeitern die manuelle Umsetzung dieser Tätigkeit.

KPI-Erstellung und Auswertung

Unternehmerische Kennzahlen (KPIs: Key Performance Indicators) sind von hoher Bedeutung für die Einschätzung der aktuellen Performance. Damit sind sie auch Basis für künftige Optimierungsmaßnahmen. Die durch das ERP-System geschaffene gemeinsame Datenbasis ermöglicht umfangreiche Auswertungen. Dazu gehören etwa Umsatzzahlen, Listen der ertragreichsten Kunden oder Auflistungen wenig verkaufter Artikel. Schnell zu erstellende Auswertungen können als Basis für künftige Geschäftsentscheidungen dienen.

 

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