Was nutzt ein ERP-Testsystem?
Ein ERP-System ist zwar nicht die Seele, aber das Herz vieler Unternehmen. Und solange es reibungslos arbeitet, sagen sich viele Betriebe: „Hauptsache, es funktioniert im Livebetrieb – was will ich mehr?“ Die Antwort ist einfach: Sie wollen mehr Sicherheit. Und die bietet nur ein ERP-Testsystem. Wenn Sie bedenken, will schnell ein Ausfall Ihres ERP-Systems an die Substanz Ihres Unternehmens geht, hat sich die Investition in ein Testsystem rasch amortisiert.
Der Clou: Wenn das produktive ERP-System läuft, kann dieser Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt eingefroren und auf das Testsystem übertragen werden. Und schon können Sie zum Beispiel problemlos neue Anwender*innen anlernen, Tests durchführen oder die Fehlerbehebung erproben, ohne Ihr Livesystem zu beeinträchtigen. Hört sich das gut an?
Hier die Anwendungsfälle im Einzelnen:
Neuer Anwender/in – sicher anlernen im ERP-Testsystem
Aller Anfang ist schwer – auch für neue Mitarbeiter*innen, die den Umgang mit Ihrem ERP-System erlernen müssen. Und eine falsche Buchung im Produktivsystem befürchten zu müssen, ist ein echter Motivationshemmer. Wie schön ist es dagegen, erst einmal experimentieren zu dürfen, ohne an ernsthafte Folgen denken zu müssen. Ein Einstieg über das ERP-Testsystem macht es möglich. Wenn es im Leben nur immer so einfach und harmlos wäre!
Behebung von Fehlern
Ein Fehler im Produktivsystem wie bspw. eine falsche Buchung von Rechnungen – wie kann das sein? Den Vorgang mit Versuch und Irrtum zu rekonstruieren, richtet möglicherweise irreparablen Schaden an. Ein ERP-Testsystem jedoch ist perfekt, um das Ganze gefahrlos zu analysieren. Schritt für Schritt lassen sich so Probleme lokalisieren und beheben, ohne dass Ihr Wirtschaftsprüfer große Augen macht …
Testen von Prozessen, die seltener durchgeführt werden
Alltägliche Prozesse gelingen quasi blind. Ganz anders sieht es mit Vorgängen aus, die nur monatlich bzw. jährlich durchzuführen sind – wie ging das doch gleich wieder? Auch der Blick in die Dokumentation bleibt graue Theorie. Probieren geht nun mal über studieren: Wie wäre es, den Monatsabschlusses oder die Inventur erst einmal im ERP-Testsystem durchzuspielen? Der*die Mitarbeiter*in gewinnt so Sicherheit im Prozess und kann sich ganz auf den Inhalt seiner*ihrer Arbeit konzentrieren statt auf die Technik.
Test von neuen Schnittstellen
Ihr Unternehmen ist ein lebendiger Organismus. Sie erschließen sich neue Märkte und daraus ergeben sich neue oder veränderte Schnittstellen mit Kunden, Lieferanten oder Partnern. Hält da Ihr ERP-System mit? Probieren Sie es am besten im ERP-Testsystem aus, denn ein Knoten im Echtsystem kann fatale Folgen haben.
Veränderungen an den Prozessen im Testsystem prüfen und validieren
Wir leben in einer Zeit des rasanten Wandels und müssen Abläufe beständig anpassen. So müssen Sie beispielsweise plötzlich Abteilungen neu strukturieren, Fachbereiche zusammenfassen oder aufteilen, neue Angebotsprozesse etablieren – und das alles muss Ihr ERP-System klaglos schlucken. Aber vorher sollten Sie es in einem Testsystem erproben, damit es keine bösen Überraschungen gibt.
ERP-Testsystem – Sichern und Wiederherstellen des Echtsystems
Worst Case: Ihre gesamte Hardware streikt! Ein Torjaner legt Ihr System lahm! Diesem Albtraum jedes Unternehmers können Sie nur entkommen, wenn Sie sich vorsichtig mit der Situation vertraut machen. Mithilfe eines Testsystems können Sie in regelmäßigen Abständen den Totalausfall durchspielen. Wie schaffen Sie es, ohne großen Datenverlust weiterzuarbeitet und eine komplette Neuaufsetzung der Hard- und Software zu vermeiden? Wann kann das System wieder bereitstehen? Welche Tätigkeiten können in der Zwischenzeit von den Mitarbeiter*innen durchgeführt werden? Einfache Fragen, die Ihnen der Testfall beantworten kann – damit der Ernstfall Sie nicht vor existenzielle Fragen stellt.
Patches und neuen Releases (Updates) im ERP-Testsystem prüfen
Einen neuen Patch und eine neue Release-Version installieren? Gemäß der Lebensweisheit „Never change a running System“ haben Sie möglicherweise enormen Respekt vor Updates. Dabei können sie die Arbeit oft enorm erleichtern. Aber: Sie sollten die wichtigsten Geschäftsprozesse damit komplett durchtesten, um sicherzustellen, dass bei der späteren Auslieferung ins Echtsystem ohne Probleme Aufträge erfasst, importiert und versendet werden können – ohne Stillstand oder die Blockade individueller Prozesse. Sie identifizieren so mühelos Stellen, an denen Sie vor dem Echt-Update Anpassungen vornehmen müssen. Läuft? Läuft!
Das Leben bietet viele Überraschungen, auf viele davon möchte man gern verzichten. Ein ERP-Testsystem im Alltag macht sich rasch bezahlt, durch eine größere Stabilität Ihres ERP-Systems und vor allem durch ein Gefühl der Sicherheit, das motivierend wirkt und Ihren Mitarbeiter*innen erlaubt, sich voll auf Ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Schließlich ist Ihr ERP-System zwar das Herz Ihres Unternehmens, die Seele sind aber entspannte Mitarbeiter*innen.
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