ERP Testsystem

Was nutzt ein ERP-Testsystem?

Ein ERP-System ist zwar nicht die Seele, aber das Herz vieler Unternehmen. Und solange es reibungslos arbeitet, sagen sich viele Betriebe: „Hauptsache, es funktioniert im Live-Betrieb – was will ich mehr?“ Die Antwort ist einfach: Sie wollen mehr Sicherheit. Und die bietet nur ein ERP-Testsystem. Wenn Sie bedenken, will schnell ein Ausfall Ihres ERP-Systems an die Substanz Ihres Unternehmens geht, hat sich die Investition in ein Testsystem rasch amortisiert.

Der Clou: Wenn das produktive ERP-System läuft, kann dieser Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt eingefroren und auf das Testsystem übertragen werden. Und schon können Sie etwa problemlos neue Anwender anlernen, Tests durchführen oder die Fehlerbehebung erproben, ohne Ihr Live-System zu beeinträchtigen. Hört sich das gut an?

Anwendungsfälle im Einzelnen:

Neuer Anwender sicher anlernen im ERP-Testsystem

Aller Anfang ist schwer – auch für neue Mitarbeiter, die den Umgang mit Ihrem ERP-System erlernen müssen. Und eine falsche Buchung im Produktivsystem befürchten zu müssen, ist ein echter Motivationshemmer. Wie schön ist es dagegen, erst einmal experimentieren zu dürfen, ohne an ernsthafte Folgen denken zu müssen. Ein Einstieg über das ERP-Testsystem macht es möglich. Wenn es im Leben nur immer so einfach und harmlos wäre!

Behebung von Fehlern

Ein Fehler im Produktivsystem, wie eine falsche Buchung von Rechnungen – wie kann das sein? Den Vorgang mit Versuch und Irrtum zu rekonstruieren, richtet möglicherweise irreparablen Schaden an. Ein ERP-Testsystem jedoch ist perfekt, um das Ganze gefahrlos zu analysieren. Schritt für Schritt lassen sich so Probleme lokalisieren und beheben, ohne dass Ihr Wirtschaftsprüfer große Augen macht.

Testen von Prozessen, die seltener durchgeführt werden

Alltägliche Prozesse gelingen weitestgehend blind. Ganz anders sieht es mit Vorgängen aus, die nur monatlich oder jährlich durchzuführen sind – wie ging das doch gleich wieder? Auch der Blick in die Dokumentation bleibt graue Theorie. Probieren geht nun mal über studieren: Wie wäre es, den Monatsabschlusses oder die Inventur erst einmal im ERP-Testsystem durchzuspielen? Der Mitarbeiter gewinnt so Sicherheit im Prozess und kann sich ganz auf den Inhalt seiner Arbeit konzentrieren, statt auf die Technik.

Test von neuen Schnittstellen

Ihr Unternehmen ist ein lebendiger Organismus. Sie erschließen sich neue Märkte und daraus ergeben sich neue oder veränderte Schnittstellen mit Kunden, Lieferanten oder Partnern. Hält da Ihr ERP-System mit? Probieren Sie es am besten im ERP-Testsystem aus, denn ein Knoten im Echtsystem kann fatale Folgen haben.

Veränderungen an den Prozessen im Testsystem prüfen und validieren
Wir leben in einer Zeit des rasanten Wandels und müssen Abläufe beständig anpassen. So müssen Sie etwa plötzlich Abteilungen neu strukturieren, Fachbereiche zusammenfassen oder aufteilen, neue Angebotsprozesse etablieren – und das alles muss Ihr ERP-System klaglos schlucken. Aber vorher sollten Sie es in einem Testsystem erproben, damit es keine bösen Überraschungen gibt.

ERP-Testsystem – Sichern und Wiederherstellen des Echtsystems

Worst Case: Ihre gesamte Hardware streikt! Ein Torjaner legt Ihr System lahm! Diesem Albtraum jedes Unternehmers können Sie nur entkommen, wenn Sie sich vorsichtig mit der Situation vertraut machen. Mithilfe eines Testsystems können Sie in regelmäßigen Abständen den Totalausfall durchspielen. Wie schaffen Sie es, ohne großen Datenverlust weiter zuarbeiten und eine komplette Neuaufsetzung der Hard- und Software zu vermeiden? Wann kann das System wieder bereitstehen? Welche Tätigkeiten können in der Zwischenzeit von den Mitarbeitern durchgeführt werden? Einfache Fragen, die Ihnen der Testfall beantworten kann – damit der Ernstfall Sie nicht vor existenzielle Fragen stellt.

Patches und neuen Releases (Updates) im ERP-Testsystem prüfen

Einen neuen Patch und eine neue Release-Version installieren? Gemäß der Lebensweisheit „Never change a running System“ haben Sie möglicherweise enormen Respekt vor Updates. Dabei können sie die Arbeit oft enorm erleichtern. Aber: Sie sollten die wichtigsten Geschäftsprozesse damit komplett durchtesten, um sicherzustellen, dass bei der späteren Auslieferung ins Echtsystem ohne Probleme Aufträge erfasst, importiert und versendet werden können – ohne Stillstand oder die Blockade individueller Prozesse. Sie identifizieren so mühelos Stellen, an denen Sie vor dem Echt-Update Anpassungen vornehmen müssen. Läuft? Läuft!

Das Leben bietet viele Überraschungen, auf viele davon möchte man gern verzichten. Ein ERP-Testsystem im Alltag macht sich rasch bezahlt, durch eine größere Stabilität Ihres ERP-Systems und vor allem durch ein Gefühl der Sicherheit, das motivierend wirkt und Ihren Mitarbeitern erlaubt, sich voll auf Ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Schließlich ist Ihr ERP-System zwar das Herz Ihres Unternehmens, die Seele sind aber entspannte Mitarbeiter.

Das ERP-System Handel im Mittelstand

Viele Handelsunternehmen sehen sich immer stärkerer globaler Konkurrenz ausgesetzt. Dank der oftmals blühenden Konkurrenz im Internet und der immer geringeren Kundentreue haben viele Unternehmen mittlerweile existenzielle Probleme. Die große Anzahl an Konkurrenten der eigenen Branche und zudem die große Auswahl an Waren zu ähnlichen Preisen sorgen für einen enormen Konkurrenzdruck. Händler müssen neue Methoden und Möglichkeiten finden, Kunden anzusprechen und an das Unternehmen zu binden. Marketing und Vertrieb müssen aus diesem Grund eine große Datengrundlage besitzen, auf Basis derer die Kundenansprache optimiert werden kann. Mittels einer leistungsstarken ERP-Software stehen diese Daten abteilungs- und bereichsübergreifend zur Verfügung.

Warum auf ein ERP-System Handel setzen?

Viele kleine und mittelständische Unternehmen im Handel sind seit vielen Jahren am Markt etabliert und haben gute und stabile Prozesse. Dennoch machen sich selbst bei tradierten Unternehmen die oben genannten Probleme immer stärker bemerkbar. Um diesen entgegenzuwirken, müssen Unternehmen sich selbst in Teilen neu erfinden und die eigenen Prozesse und Abläufe nach Möglichkeit optimieren. Und hier kommt ein gut geplantes ERP-System ins Spiel. Denn ein ERP-System Handel umfasst die verschiedenen Aufgaben- und Arbeitsbereiche eines Unternehmens und hilft aktiv bei der Verbesserung der Prozesse und bei der Analyse der aktuellen Schwachstellen und Probleme.

Lagerwirtschaft, Warenwirtschaft und Logistik

Beginnen wir bei den Kernelementen des Handels. Die Beschaffung, Lagerung und Verkauf von Waren. Wer bisher in diesem Bereich noch überhaupt nicht digitalisiert hat, steht ohnehin vor einer enormen Herausforderung. Aber selbst gut digitalisierte Unternehmen haben ohne ein ERP-System häufig keinen Überblick über die gesamte Situation, da die einzelnen Daten häufig in unterschiedlichen Programmen liegen und nicht miteinander in Relation gesetzt werden. Ein gutes ERP-System beendet diese Schwierigkeiten und sorgt mit passenden Schnittstellen dafür, dass sich die Daten zentral erfassen lassen und somit effizient genutzt werden können.

Effektive Branchenlösung spart teure Individualisierungen

Mit einer effizienten ERP-Branchenlösung bieten sich Ihnen als Unternehmen viele Vorteile. Denn alle Prozesse des Enterprise Ressource Planning können direkt auf einer zentralen Oberfläche dargestellt und abgerufen werden. Branchenlösungen bieten zudem den Vorteil, dass die Anbieter der ERP-Software die Anwendungsgebiete der Kunden kennen und diese innerhalb der Software optimal darstellen können. Somit sparen sich Unternehmen in der Regel teure Individualisierungen und können die Software direkt produktiv nutzen. Zudem steht ein großer Wissenspool der unterschiedlichen Anwender zur Verfügung, welche die Integration der Software nachhaltig vereinfacht und verbessert. Das gesamte Unternehmen profitiert von der höheren Arbeitsgeschwindigkeit, der besseren Datenqualität und somit einer effektiven Verringerung von möglichen Fehlerquellen.

Optimierte Daten für verbesserte Durchlaufzeiten

Die Verbesserung der Datenlage erlaubt es Ihnen, die eigenen Vertriebsstrategien zu optimieren und somit die Kunden und Lieferanten gleichermaßen schneller zu bedienen. Dank der Möglichkeit Lagerhaltungskosten, Personalkosten im Lager- und Logistik-Bereich und weitere Kosten zu analysieren und diese zu vergleichen, können Sie bares Geld sparen. Dropshipping wird mit einer zentralen Datenerfassung über das ERP-System Handel ebenfalls in vielen Branchen zu einer attraktiven Option, die Wirtschaftlichkeit verbessert.

Zentrales System, zentrale Vorteile

Die transparenten und zentralisierten Datensätze bieten Ihnen als Unternehmer erhebliche Vorteile. Denn Sie behalten auf Basis aller Daten den Überblick über die gesamte Lieferkette mit all ihren Gliedern. Perfekte Voraussetzungen, um die eigenen Prozesse weiter zu verbessern und diese anhand von festgelegten Kennzahlen zu überwachen. So können Sie mit einzelnen Abteilungen oder ganzen Unternehmensbereichen die Optimierung der eigenen Prozesse in die Wege leiten, können vorhandene Synergien nutzen und Ihr Handelsunternehmen spürbar voranbringen. Die verschiedenen Geschäftsprozesse lassen sich durch die Implementierung eines ERP-Systems nicht nur einfacher darstellen, sondern auf Basis umfassender Daten optimieren. Eine effektive Bedarfsplanung und somit Ressourcenoptimierung dient nicht nur Ihrem Unternehmen, sondern macht Sie auch zu einem zuverlässigen Partner für Ihre Lieferanten und Produzenten.

ERP-System und digitaler Handel

Mit einem passenden ERP-System gelingt es mittelständischen Unternehmen zudem deutlich einfacher, den Schritt in Richtung E-Commerce zu machen und daher in den digitalen Handel einzusteigen und von diesem zu profitieren. Auch reine Online-Unternehmen profitieren von der Möglichkeit, über das ERP-System den Handel abseits des eigenen E-Commerce zu realisieren. Wird der Online-Shop mit den Daten aus dem ERP-System Handel verbunden, kann insbesondere der Lagerbestand direkt vom Online-Shop abgerufen und die Angebote entsprechend angepasst werden. Hierdurch entstehen neue Möglichkeiten und Chancen für den Handel. Die vorhandenen Daten werden im ERP-System dem Einkauf, der Lagerhaltung, dem Vertrieb und auch der Logistik zur Verfügung gestellt. Somit können viele Arbeitsschritte automatisiert und somit beschleunigt und verbilligt werden. Von der Erfassung von Bestellungen bis zur Bereitstellung von Lieferinformationen lassen sich die unterschiedlichsten Daten automatisiert austauschen.

Insgesamt bietet ein ERP-System für den Handel viele Möglichkeiten und Potenzial. Unternehmen müssen nur den Schritt wagen und sich einmal für eine solche Umstellung entscheiden, um von diesen Vorteilen zu profitieren.