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ERP Dokumenten-management Software

Sie wollen Kosten sparen und Dokumente einfach verwalten? Die SOG ERP Software beinhaltet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Das hat maßgeblich positive Auswirkungen auf die Nachvollziehbarkeit, die Dokumentenverwaltung und den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen. Zudem gehen Sie einen großen Schritt in Richtung "papierloses Büro" und Digitalisierung.

Steigerung des Informationsflusses

Sämtliche Dateien können durch einfaches Drag & Drop oder eine Importfunktion in der ERP Software zu Objekten wie Kunde, Lieferant, Artikel, Charge, Vorgang oder Projekt hinzugefügt werden. Durch diese Zuordnungen kann jeder Ihrer Mitarbeiter im Kontext zu dem Objekt alle Informationen schnell und einfach einsehen.

Belege wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Anfragen, Bestellungen usw., die von der ERP Software erzeugt werden, stehen für Recherchen in jeder Programm-Maske zur Verfügung.

Verschlagwortung vereinfacht die Aktenverwaltung

Sie möchten nicht lange nach einer Datei suchen? Filtern Sie sie einfach im jeweiligen Informationscenter nach Kunden, Artikeln oder Lieferanten. Dateien in der Datenbank können, neben der Suche über Schlagworte, auch über eine Volltextsuche gefunden werden.

Erweitern Sie mithilfe der SOG Metadaten selbstständig Ihre Schlagworte.

 
Freier Import von beliebigen Dokumenten, Akten und Dateien

Das Zusammenführen von notwendigen, relevanten Dokumenten, bezogen auf Vorgänge, Artikel, Kunden, Lieferanten, Aufgaben und Projekte, ist sehr wichtig für das schnelle Auffinden von Informationen. Die SOG ERP Dokumentenmanagement Software bietet komfortable Importverfahren.

Import von Dokumenten / Dateien per Drag & Drop

In den SOG Cockpit-/Center Programmen, in denen Sie eine zentrale Sicht auf den jeweiligen Kunden, Lieferanten, Artikel oder Ihre Firma haben, verknüpfen Sie einfach jede Datei vom Desktop per Drag & Drop mit brancheneutralen Objekten wie Kunden, Lieferanten, Interessenten, Artikeln oder Projekten.

Sie können Dateien per Drag & Drop auch einfach direkt aus dem Posteingang von Microsoft Exchange (Outlook Client) importieren. So entscheiden Sie selbst, welche E-Mails abgelegt werden und vermeiden Datenmüll.

Beispiele von importfähigen Dokumenten / Dateien

Generell kann jede Datei importiert werden. Einzige Voraussetzung: Ihre Clients müssen einen Viewer installiert haben, welcher die Dateiendungen versteht.

Die SOG Kunden importieren z. B. folgende Dateien in die ERP Dokumentenmanagement Software:

  • E-Mails
  • Faxe
  • Artikelstammblätter
  • Protokolle
  • Zertifikate
  • Zeugnisse
  • Gutachten
  • Verträge
  • Projektmitteilungen
  • Diktate
  • Mitschnitte von Anrufbeantwortern
  • Videos

Viele weitere Importe von Dokumenten sind möglich. Die Verschlagwortung kann bei Objektbezug automatisch erfolgen und bei Bedarf manuell ergänzt werden.

 
Automatische Ablage und Archivierung der SOG ERP Belege mit Verschlagwortung

Die schnelle und transparente Recherche von Belegen und deren Verbindungen zu Daten ist ein wesentlicher Faktor zur Zeiteinsparung in der SOG ERP Software.

Verkaufsbelege archivieren

Belege, die im Verkauf erzeugt werden, werden mit Bezug zum Kunden oder Interessenten sowie dem Vorgang automatisch nach dem Erzeugen abgelegt. Einige Beispiele von Belegen, welche komfortabel eingesehen werden können, sind:

  • Angebote
  • Auftragsbestätigungen
  • Packzettel
  • Lieferscheine
  • Rechnungen

Einkaufsbelege recherchieren und ablegen

Neben den Verkaufsbelegen werden Einkaufsdokumente wie Anfragen, Bestellungen oder Liefermahnungen in den Prozessen der ERP Software erzeugt. Sie werden ebenfalls automatisch recherchierbar und nachhaltig abgelegt.

Universelle und schnelle Recherche

Die Verschlagwortung gehört zum wesentlichen Kennzeichen für das schnelle Wiederauffinden von Belegen und Zusammenhängen zu den Geschäftsprozessen. Ein anderer bedeutender Faktor ist das Einbetten dieser recherchierbaren Informationen in die Masken der einzelnen Sachbearbeiter. Sie sind es, die schnell zugehörige Informationen einsehen und entsprechend handeln müssen.

Durch die Darstellung, die Suche sowie die Verschlagwortung können alle Belege sowie deren Vorgänge auf einen Blick eingesehen und verglichen werden. Dank der praktischen Belegübersichten werden zeitraubende Maus- und Tastenklicks sowie Maskenwechsel durchgängig vermieden.

 
Archivierung des externen Schriftverkehrs

In Handelsunternehmen gehen sehr viele Unterlagen elektronisch ein, z. B. per E-Mail, als PDFs und eingescannte Dokumente. Ein Großteil hat Bezug zu den Geschäftsprozessen in der ERP Software.

Einfache Aktenverwaltung von Dateien per Drag & Drop

Mit der SOG ERP Dokumentenmanagement Software sind Sie in der Lage, einfach externe Dateien (elektronische Dokumente) per Drag & Drop in die ERP Software zu überführen. Bei Nutzung eines Microsoft Exchange Servers und Outlook können Sie E-Mails aus dem Posteingang per gedrückter Maustaste Kunden, Lieferanten, Vorgängen, Artikeln oder Chargen zuweisen.

Ebenso ist Drag & Drop von allen Dateien in Ihrer Ordnerstruktur möglich.

Alle Dateien sind somit ordnungsgemäß abgelegt und für jeden Mitarbeiter zentral wiederauffindbar.

Automatischer Import von externe Dateien zu offenen Aufgaben

Der Verkauf erhält oft E-Mails in bestimmte Postfächer in Microsoft Exchange. Die SOG ERP Dokumentenmanagement Software scannt diese Postfächer und weist die entsprechende E-Mail einer SOG Aufgabe zu. Der Sender wird durch die ERP-Daten erkannt. Somit ist die Aufgabe sofort mit dem richtigen Kunden/Interessenten verknüpft. Die weitere Bearbeitung kann von einer Person oder dem Verkaufsteam durchgeführt werden.

Eine weitere Möglichkeit ist der Eingang eines externen Faxes per Faxsoftware wie Tobit, GFI Faxmaker, Ferrari-Fax oder Shamrock. Ist die Rufnummer bekannt, wird das Fax einer Aufgabe mit Bezug zum jeweiligen Kontakt beigefügt. Auch hier kann das Verkaufsteam anschließend tätig werden.

Der Vorteil liegt in der eindeutigen Dokumentation des Workflows und in der Recherchierbarkeit.

 
Erweiterungsfähigkeit der Verschlagwortung durch Metadaten

SOG Kunden können über das Programm Metadaten selbstständig Datentabellen und Datenfelder erweitern. Das heißt, Sie sind selbst in der Lage, neue Datenfelder anzulegen, die Sie wiederum an Dokumenten als zusätzliche Verschlagwortung nutzen können.

Selbstständiges Erweitern möglich

Die Verschlagwortung ist ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Recherche oder Übersicht von Dokumenten / Dateien. Die Schlagworte können um weitere Datenfelder wie Datumsangabe, freie Textfelder oder HTML-Felder erweitert werden.

Durch diese zusätzlichen Eingaben werden die Suchen und Dokumentenverwaltungen erheblich vereinfacht.

Die neue Verschlagwortung wird bei Einsatz einer Archivierungssoftware direkt mit übergeben und steht in diesen ebenfalls zur Recherche zur Verfügung.

 
Einfache, aber umfangreiche Suchfunktionen dank innovativem Dokumentenmanagement

Neben der Verschlagwortung ist das Einbetten der recherchierbaren Informationen in die Masken der einzelnen Sachbearbeiter ein bedeutender Faktor für das schnelle Wiederauffinden von Dokumenten.

Universelle, schnelle Recherche-Möglichkeiten

Da alle erzeugten oder importierten Dokumente / Dateien zum Teil automatisch verschlagwortet werden, stehen diese Suchmöglichkeiten in allen Programmteilen allen Anwendern zur Verfügung. Sie können nach den unterschiedlichsten Kriterien suchen, wie z. B.:

  • Erstelldatum
  • Beleg- und Datei-Datum
  • Stichwort
  • Bezug
  • Volltext (sofern Dokumente in Datenbank)
  • freie Schlagwortfelder (Metadaten)

Individuelle Suche in Abteilungen

Viele Mitarbeiter haben eigene Suchmethoden, die je Abteilung variieren können. In der SOG ERP Dokumentenmanagement Software erstellen Sie ganz einfach individuelle Abteilungsmasken mit den benötigten Suchfunktionen. Diese Suchen sind zeitsparend und intuitiv. Der Anwender kann z. B. folgende Ansichten nutzen:

  • alle Dateien / Dokumente zu Kunden / Lieferanten / Artikeln / Projekte / Lieferanten u. v. m.
  • Rechnungen zu einem Kunden
  • offene Angebote zu Interessenten
  • nicht berechnete Lieferscheine
  • Artikelstammblätter
  • Datenblätter zu Artikeln
  • Zertifikate zu Chargen
  • u. v. m.

Transparenter Bezug zu anderen Elementen

Je nachdem, wo ein Beleg erzeugt oder importiert wurde oder womit eine Datei verknüpft ist, können die Anwender in der SOG ERP Dokumentenmanagement Software einfach und übersichtlich diese Verbindung sehen oder danach suchen.

 
Anbindung von revisionssicheren Archivierungssystemen

Die SOG ERP Software bietet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das zusammen mit einer Archivierungssoftware die Basis für eine revisionssichere Ablage von Dateien / Dokumenten in Ihrem Unternehmen gewährleistet.

Integration von ELOprofessional

Sie nutzen ELOprofessional? Dann nutzen Sie die integrierte Lösung zwischen SOG ERP und ELOprofessional: Sämtliche Dokumente innerhalb der SOG ERP Software werden an das Archivierungssystem übergeben. Die Verschlagwortungen (Schlagworte) werden zusätzlich übertragen und stehen für Recherchen zur Verfügung.

Erfassen Sie Dateien wie Posteingänge, Eingangsrechnungen usw. via Scanner und ELO, so können diese Dateien über Zuordnungen direkt importiert, mit Schlagworten versehen und in der SOG ERP Dokumentenmanagement Software angezeigt werden.

Die Suchmasken im SOG ERP System greifen direkt auf ELOprofessional zu. Sie bleiben in einer bekannten Maske.

Schnittstellen zu weiteren Archivierungssystemen

Neben der Integration von ELOprofessional wurden in vielen anderen Projekten Schnittstellen zu weiteren Archivierungssystemen wie z. B. zu "EASY Archiv" realisiert.