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Einkauf erfolgreich gestalten mit SOG ERP

Ebenso wie der Verkauf, bildet auch der Einkauf eine vielschichtige Abfolge von Arbeitsschritten, deren Verläufe von vielen Faktoren abhängen. Wer hier den Überblick behalten muss, benötigt eine leistungsstarke Software, welche zugehörige Prozesse überschaubar macht und sich trotzdem einfach bedienen lässt. SOG ERP bietet beides: vielfältige Möglichkeiten und ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit.

Lieferantencenter

Unser Lieferantencenter bietet Ihnen ein zentrales Werkzeug, um Lieferantendaten abzurufen und einen kompletten Überblick über sämtliche Bestellungen zu erhalten. Innerhalb des Centers können Einkäufer schnell und einfach Informationen zu offenen Bestellungen abrufen und komfortabel nach Rechnungen suchen. Dank des direkten Zugriffs auf den Schriftverkehr, Notizen und Gesprächsprotokolle sowie wichtige Stammdaten (z. B. Ansprechpartner, Währung, Mindestbestellmengen/-werte) haben Sie alle Informationen für die Zusammenarbeit mit Ihrem Lieferanten im Zugriff. Zusätzlich haben Sie Zugang zu Preishistorien, Einkaufsstatistiken und Reklamationen sowie Belastungsanzeigen. Gestalten Sie die Übersicht im Lieferantencenter ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen, um vor Annahme eines Telefonats alle wichtigen Informationen zu Ihrem Lieferanten im Blick zu haben.

Anfragen

Der Einkauf beginnt mit den Anfragen Ihrer Kunden. Damit Sie Kunden auch Ware anbieten können, die Sie nicht ab Lager verfügbar haben, ist ein effektives Anfrage-Management unerlässlich. In SOG ERP generieren Sie Anfragen direkt aus Ihren Kundenanfragen. Nutzen Sie unser Multi-Anfrage-Management, um für eine Angebotsposition im Verkauf unterschiedliche Lieferanten anzufragen. Von den Lieferanten bestätigte Anfragen können hinsichtlich unterschiedlicher Kriterien (z. B. Preis, Rabatte, Liefertermine) verglichen werden. Mit dem Einkaufspreis beim Lieferanten ist die Basis für eine artikelbezogene Einstandspreiskalkulation und die Auftragsachskalkulation gegeben. Mit unserem Anfragecenter erhalten Sie einen schnellen Überblick über alle Anfragen je Verkaufsposition sowie den aktuellen Status der Anfrage (unbestätigt, teilbestätigt, bestätigt).

Bedarfsarten

Für die Ermittlung des optimalen Bestellzeitpunkts und der optimalen Bestellmenge unterstützt SOG ERP Sie durch unterschiedliche Bedarfsarten:

  • Direktgeschäft: Eins-zu-Eins-Deckung eines Kundenauftrags mit einer Lieferantenbestellung (z. B. Streckengeschäft)
  • Auftragsbestand: Aufgelaufener Auftragsbestand, der den aktuellen Lagerbestand überschreitet
  • Mindestbestand: Unterschreitung des Mindestbestands (manuell oder automatisch ermittelt)
  • Spätester Bestellzeitpunkt erreicht: Disposition von Aufträgen mit langen Wiederbeschaffungszeiten (Saisonware)
  • Planzahlen: Bevorratung von Waren auf Basis der verkaufsseitigen Planzahlen
  • Manuelle Anforderung: manuelle Bedarfsanforderung, z. B. für optimale Containerauslastung

Die unterschiedlichen Bedarfsarten sind Basis für die automatische Generierung der Bestellvorschläge im Einkaufsprozess. Sie wissen immer genau, wann der optimale Zeitpunkt für die Bestellung einer Ware in einer bestimmten Menge ist. So vermeiden Sie einerseits Lieferengpässe und schonen andererseits Ihre Lagerkapazitäten.

Bestellvorschläge

Eine enge Verzahnung von Einkaufs- und Verkaufsdaten in SOG ERP bildet die Grundlage für die Ermittlung der verbrauchs- und bedarfsabhängigen Bestellmenge. Durch automatisch generierte Bestellvorschläge erhalten Sie einen intelligenten Mengenvorschlag für Ihre Bestellung beim Lieferanten. Auf Basis der systemseitigen Bedarfsermittlung können Bestellvorschläge nach unterschiedlichen Kriterien selektiert werden (z. B. Warengruppen, Disponenten, Lager). SOG ERP kann Bestellvorschläge nicht nur auf Basis einer durchgeführten Bedarfsermittlung generieren, sondern auch für Anfragen ermitteln. So überblicken Sie sofort, ob sich mit der Menge einer noch offenen Bestellposition, die im Rahmen der Anfrage geäußerten Lieferwünsche abdecken lassen oder die Bestellmenge gegebenenfalls erhöht werden muss.

Einkaufscenter

​Das SOG Einkaufscenter ist Ihr persönliches Dashboard zur Feinjustierung der automatisch generierten Bestellvorschläge. Die Bestellvorschlagsmengen können unter Hinzunahme von Kennzahlen wie MOQ (Mindestabnahmemenge), MOV (Mindestbestellwert), Absatzmenge des letzten Jahres, Lagerreichweite, dem Auftragsbestand sowie Lieferanteninformationen qualifiziert überarbeitet werden. Optimieren Sie Ihre Bestellplanung anhand detaillierter Informationen über Ihren verkaufsseitigen Bedarf und einkaufsseitiger Konditionen. Das SOG Einkaufscenter zeigt Ihnen sämtliche Informationen an, die Sie für Ihre Bestellungen benötigen: vom effektiven Lagerbestand je Artikel über Mindestbestände bis zu Reservierungsmengen. Durch unsere umfangreichen Verpackungs- und Volumenprüfungen sorgen Sie zudem für eine optimale Containerauslastung. Und falls Sie bei mehreren Lieferanten anfragen, werden auch diese parallelen Anfragepositionen im SOG Einkaufscenter angezeigt.

Bestellungen

Für ein effektives Bestellwesen werden in SOG ERP alle artikelrelevanten Daten wie Abverkaufs-, Gutschriften- und Auftragsbestandsmengen sowie stornierte Mengen berücksichtigt. Ebenso sind alle Informationen, die für ein qualifiziertes Lieferantenmanagement benötigt werden, im Bestellprozess einsehbar. Nach Überarbeitung der Bestellvorschlagsmengen im SOG Einkaufscenter können die Bestellungen automatisch per Knopfdruck erzeugt werden. Anschließend versenden Sie diese E-Mail an die jeweiligen Zulieferer. Alternativ lässt sich jede Bestellung Schritt für Schritt im Detail textlich bearbeiten und verschicken.

Einige Unternehmen im Handel vereinbaren Rahmenaufträge über bestimmte kontingentierte Bestellmengen zu einem besseren Preis und in einem definierten Zeitraum. SOG ERP bildet die Verwaltung von Rahmenaufträgen umfassend ab und ermöglicht eine stetige Überwachung der Mengen und Restmengen. Bei Bedarf können Sie auch Lieferabrufpläne hinterlegen.

Terminüberwachung

​SOG ERP unterstützt Sie im Bestellwesen auf vielfältige Weise bei der Überwachung von Terminen. So lassen sich etwa vom Lieferanten bestätigte Termine mit Bezug zur Bestellnummer schnell und einfach in SOG ERP erfassen. Alternativ können Sie Bestellbestätigungen von Artikeln mit Terminen und Mengen importieren. Unsere Kontrolllisten ermöglichen Ihnen eine einfache Überwachung von Bestellungen, die bislang nicht vom Lieferanten bestätigt wurden. Im Kontext von Fixterminen oder anstehenden Verschiffungen können Sie Ihren Lieferanten automatisiert eine Liefererinnerung zukommen lassen. Sollte sich ein Liefertermin verschieben, können Sie Ihren Kunden durch eine Änderungsauftragsbestätigung hierüber informieren. Lieferketten lassen sich nur dann wirksam steuern, wenn Termine lückenlos überwacht werden.

Lieferantenmahnwesen

Wenn Lieferungen ins Stocken geraten, wirkt sich das direkt auf die nachgelagerten Prozesse aus. Ein funktionierendes Lieferantenmahnwesen hilft Ihnen dabei, Lieferprozesse wieder in Gang zu bringen. Liefermahnungen lassen sich in SOG ERP bei Fälligkeit oder bei Bedarf versenden. Die Software bietet hierzu eine einfache und effiziente Steuerung des Mahnwesens anhand von Einstellungen im Lieferantenstamm. Per E-Mail können Sie Bestätigungsmahnungen an Ihren Lieferanten versenden, wenn dieser die Bestellung bisher nicht bestätigt hat oder auch Liefererinnerungen für Bestellungen mit Fixtermin verschicken. Für eine höhere Verbindlichkeit im Bestellprozess können Sie automatisiert Liefermahnungen versenden. Vom Lieferanten bislang nicht bereitgestellte Dokumente wie Prüfberichte, B/L, Zertifikate und Analysen können ebenfalls angemahnt werden.

Lieferantenbeurteilung

Mit SOG ERP bauen ein Sie ein qualifiziertes Lieferantenmanagement auf, denn von der Verlässlichkeit Ihrer Lieferanten hängen viele nachgelagerte Prozesse im Unternehmen ab. Mit unserer Software können Sie zentrale Beurteilungskriterien wie Mängelbeseitigung, Preisgestaltung, Kundenservice (Reaktions- und Kommunikationsverhalten, Reklamationsbearbeitung) und weitere Kriterien festlegen, um eine möglichst optimale Lieferantenauswahl zu gewährleisten. Weiterhin können Sie Ihre Lieferanten kontinuierlich an der Reklamationsquote und Liefertreue messen. Hierfür ermittelt SOG ERP die Differenz zwischen dem ersten bestätigten Liefertermin und dem tatsächlichen Lieferdatum und stellt Ihnen alle erforderlichen Informationen in Echtzeit zur Verfügung. Nutzen Sie die vielschichtigen Möglichkeiten der Lieferantenbeurteilung in SOG ERP, um eine verlässliche Supply Chain aufzubauen.

Anfrage- und Direktgeschäftscenter

​Durch die enge Verzahnung zwischen Einkauf und Verkauf können Sie aus einem Angebot oder einer Auftragsbestätigung heraus direkt eine Anfrage oder Bestellung an den gewünschten Lieferanten erzeugen und versenden.

Das SOG Anfragecenter ermöglicht Ihnen eine übersichtliche Gegenüberstellung von Lieferantenanfragen und Kundenangeboten. Durch die Verknüpfung von Anfrage und Verkaufsposition können Sie unmittelbar einsehen, welche Lieferanten für die Erstellung des Angebots angefragt wurden. Da vom Lieferanten zurückgemeldeten Preise, Rabatte und Liefertermine direkt in der Anfrageposition erfasst werden können, haben Sie den Status Ihrer Anfrage jederzeit im Blick.

Im SOG Direktgeschäftscenter können Sie durch eine konkrete Zuordnung entscheiden, welche Anfrage die Basis für die Kalkulation Ihres Angebots bilden soll. Da die Einkaufspreise, Mengen und Termine bereits bestätigt wurden, kann im Rahmen der Zuordnung ein voraussichtlicher Deckungsbeitrag ermittelt werden. Noch nie war es so einfach, Direktgeschäfte blitzschnell zu verwalten.

Aktionswarengeschäft und Dropshipping

SOG ERP bildet im Bereich Aktionswarengeschäft und Dropshipping handelsspezifische Geschäftsvorfälle ab:

  • Private Label- oder Aktionswarengeschäft: Ihre Kunden kaufen Ware bei Ihnen, welche Sie unter anderem direkt in Fernost einkaufen. Diese Ware erhält dort die Kartonage und GTIN-/EAN-Auszeichnung des Kunden.
  • Neutralversand durch Ihre Lieferanten: Sie bestellen Ware und lassen sie direkt neutral zu Ihren Kunden liefern. Vorweg erhält der Lieferant Ihre Lieferscheine per E-Mail.
  • Versand des Einkaufs direkt über Ihr Lager: Sie bestellen auftragsbezogene Ware direkt beim Lieferanten. Diese Ware wird an Sie geliefert. Vom Bestellzeitpunkt bis zur Warenvereinnahmung ist die Ware ausschließlich für den Kundenauftrag geblockt. Das Lager erhält sofort Information über den Warenversand.

Abwicklung von Direkt- und Streckengeschäften

Die Besonderheit bei Direkt- und Streckengeschäften spiegelt sich in der betriebswirtschaftlichen Betrachtung wider: Diese Geschäfte werden einzeln bewertet. Obwohl die Artikel auch über das Lagergeschäft geordert werden können, beeinflussen sie nicht den Lagerbewertungspreis. Eine auftragsbezogene Vor- und Nachkalkulation mit nachgelagerter Kostenverteilung ist möglich und gibt Ihnen Rückschlüsse auf das Direkt- oder Streckengeschäft. Diese Kalkulation kann ebenfalls über ein Projekt, bestehend aus mehreren Einkaufs- und Verkaufsvorgängen, erfolgen.

Bei der Abwicklung der Direkt- und Streckengeschäfte berücksichtigt SOG ERP mehrere Faktoren:

  • die Abbildung von Aktionswarengeschäften oder vor etikettierten Einkäufen
  • eine vorgangsbezogene Vor- und Nachkalkulation
  • eine automatisierte Zuordnung der Deckungsbeiträge zum jeweiligen Auftrag

Kalkulation

Um die Rentabilität des eigenen Unternehmens auch bei steigenden Fracht- und Einkaufskosten sicherzustellen, ist ein detaillierter Soll-Ist-Vergleich innerhalb der Bezugskosten entscheidend. Durch die Integration Ihrer artikelseitigen Kostenstrukturen in SOG ERP verbessern Sie Ihre Kalkulationsbasis durch eine kontinuierliche Bewertung der Kostenabweichungen im Einkauf. Verwertbare Ergebnisse erhalten Sie nur, indem Sie sowohl eine Vorkalkulation als auch eine Nachkalkulation durchführen und die Ergebnisse miteinander vergleichen. Erst durch die Gegenüberstellung von Soll und Ist lässt sich qualifiziert beurteilen, ob sich eine Transaktion rechnete oder nicht. Führen Sie regelmäßig Vor- und Nachkalkulationen für alle Waren und Warengruppen durch, um stets ein aktuelles Bild von der Rentabilität Ihres Unternehmens zu erhalten. SOG ERP unterstützt Sie dabei durch eine Vielzahl von Einstellmöglichkeiten und Funktionen.

Artikelvorkalkulation

Innerhalb der Artikelvorkalkulation können eigene Kalkulationswege für Artikel und Artikelgruppen hinterlegt werden. Die Kostenarten und Kalkulationsfaktoren können frei definiert und ergänzt werden, zum Beispiel:

  • Basispreis bspw. Wareneinkaufspreis oder Lagerbewertung
  • Frachtkosten und Versicherungen
  • Zoll
  • Veredelungskosten
  • Pauschalkosten
  • Währungsdifferenzen und Zinsen
  • Lagerhaltungskosten
  • Provisionen
  • Gewinn
  • weitere Kostenarten können selbstständig hinterlegt werden

Mit SOG ERP können Sie Kostenarten ganz einfach ermitteln - entweder automatisch (z.B. Frachtkosten) oder mithilfe eines Kalkulationsfaktors (z. B. Lagerkosten). Dabei haben Sie die volle Kontrolle: Sie können den Kalkulationsfaktor für jede Kostenart manuell festlegen und entweder prozentual oder wertmäßig definieren. Die Ergebnisse der Artikelvorkalkulation speichern Sie in eigenen Preislisten (z. B. Wareneinsatz-Preisliste) und haben die Möglichkeit, diese um zusätzliche Mengenstaffeln zu erweitern. Diese qualifizierte Vorkalkulation bildet die Grundlage für die Preisermittlung auf der Verkaufsseite.

Nachkalkulation

SOG ERP bietet Ihnen eine automatisierte Methode zur Bewertung und Nachkalkulation Ihrer Einkäufe. Wenn Sie Ihre tatsächlichen Einkaufsrechnungen erfassen, können Sie automatisch einen Kalkulationsweg nutzen, um den aktuellen Einkauf auf Basis des echten Einkaufspreises zu bewerten.

Bei der Buchung werden Kostenrechnungen wie Frachtkosten oder Handling Charges einem Wareneingang zugeordnet und auf die Artikelpositionen verteilt – basierend auf dem Preis, dem Gewicht oder der Menge. Durch die Nachbewertung des Wareneingangs ermittelt SOG ERP den korrekten Wareneinsatz und ist in der Lage, die verkaufsseitigen Deckungsbeiträge automatisch zu korrigieren.

Mit SOG ERP können Sie nicht nur die Ist-Kosten vergangener Aufträge ermitteln, sondern auch die Wirtschaftlichkeit Ihrer bestehenden Kalkulationsverfahren überprüfen und Fehler vermeiden. Dies ermöglicht es Ihnen, zukünftige Projekte realistisch zu kalkulieren und Ihre Gewinne zu maximieren.

​Zusammenstellungsstücklisten für Bundles und Sets

Zusammenstellungsstücklisten in SOG ERP fokussieren sich darauf, Bundles, Displays oder Artikelsets als Gesamtprodukt zu betrachten. Über den Hauptartikel kann die Preis- und Mengendarstellung abgebildet werden. Des Weiteren erlaubt die Definition des Verkaufsartikels und seiner Bestandteile innerhalb der Stammdaten eine klare Struktur. Ein besonderes Merkmal dieser Stücklistenart ist die automatische Ermittlung von Lieferterminen, besonders wenn Bestandteile fehlen.

Schnelle Auftragsbearbeitung mit Erfassungsstücklisten

Erfassungsstücklisten in SOG ERP sind besonders nützlich, wenn es darum geht, Bundles oder Artikelsets als Einzelprodukte rasch zu erfassen. Mit dieser Stücklistenart kann die Preis- und Mengendarstellung über die einzelnen Komponenten angezeigt werden, was die Möglichkeit von Teillieferungen bietet. Zudem dient sie als effiziente Erfassungshilfe für Mitarbeiter. Bei der Auswahl eines Artikels werden alle Artikel in der Erfassungsliste nacheinander in den Prozess übernommen, was insbesondere bei Preisaktionen über bestimmte zusammengefasste Produkte Vorteile bringt.

Fertigungsstücklisten für einfache Prozesse

Für Unternehmen, die einfache Fertigungsprozesse abbilden wollen, bei denen unterschiedliche Komponenten und Veredelungsleistungen einbezogen sind, sind Fertigungsstücklisten in SOG ERP unerlässlich. Sie ermöglichen eine Unterscheidung zwischen Lagerfertigung und auftragsbezogener Fertigung. Die gesamte Bandbreite des Fertigungsprozesses, von der Erfassung bis zur Abwicklung von Fertigungsaufträgen, wird berücksichtigt. Dabei werden auch die Zu- und Abgänge über den Fertigungsauftrag und Entnahmescheine erfasst.

Fertigungsprozesse für Handelsunternehmen

SOG ERP ermöglicht zwischen Lagerfertigung und auftragsbezogener Fertigung zu unterscheiden. Unser System erfasst den gesamten Fertigungsprozess, von der ersten Aufnahme bis zur finalen Abwicklung, und hält dabei alle Zu- und Abgänge über den Fertigungsauftrag und Entnahmescheine im Blick. Neben der eigenen Fertigung werden auf Fremdfertigungs- und Veredelungsprozesse unterstützt.

Automatisierung im Fertigungsprozess

Die Reservierung der benötigten Rohstoffartikel, ob Zutaten, Materialien oder Beistellartikel, erfolgt automatisch im SOG ERP System. Fertigartikel werden markiert, sodass Vertriebsmitarbeiter eine klare Vorstellung davon haben, welche Mengen sich in der Produktion befinden und wann diese voraussichtlich fertiggestellt werden.

Bestandsführung in der Fertigung

Ein Schlüssel zum erfolgreichen Fertigungsmanagement ist die genaue Kontrolle von Materialien und Produkten. Die Integration von Materialentnahmescheinen und das Einbuchen verarbeiteter Artikel in den Bestand erfolgt nahtlos. Dies gewährleistet, dass Rohstoffreservierungen korrekt aufgelöst und in echte Lagerabgänge umgewandelt werden.

Informationsfluss und Lieferzeitpunkte

Im Verkaufsprozess sind Informationen über die Lieferfähigkeit und den Lieferzeitpunkt von unschätzbarem Wert. Unsere Lösung berücksichtigt alle relevanten Faktoren wie frei verfügbare Mengen und diverse Produktionszeiten, sodass der Verkauf stets bestens informiert ist.

Veredelungsauftragsabwicklung

Veredelungsaufträge beziehen sich auf Prozesse, bei denen Waren verändert werden, sei es durch das Anbringen von Gravuren, Drucken oder das Zusammensetzen und Verpacken in spezialisierten Werkstätten. SOG ERP unterstützt diesen Prozess umfassend – sei es durch die Einführung eines eigenen Veredelungslagers pro Veredler, echte Chargenbewertung oder Stücklistenorganisation. Das zentrale Merkmal hierbei ist, dass SOG ERP stets den genauen Standort und Zustand der Ware verfolgen kann.

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