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Disposition und Einkauf – Software von SOG

Der Einkauf hat direkten Einfluss auf die Liquidität und muss daher Informationen aus dem Verkauf und der Logistik jederzeit im Zugriff haben.

Abwicklung von Anfragen, Bestellvorgängen und Rahmenaufträgen

Die SOG Einkauf-Software unterstützt Sie komfortabel in der Abwicklung von Anfragen, Bestellungen und Rahmenaufträgen. Ihnen stehen einfache Erfassungsmasken zur Verfügung, die Sie selbst mit allen notwendigen Informationen auf einen Blick erweitern können. Dazu gehören beispielsweise Mindestbestellmengen, Bestellvolumen oder -gewicht sowie Abverkaufszahlen der Artikel.

Bedarfs- und verbrauchsgerechte Bestellvorschläge

Eine verbrauchs- und bedarfsabhängige Bestellmengen-Ermittlung mit einer Reichweitenbetrachtung bietet ein hohes Einsparpotential für Unternehmen im Handel. Eine enge Verzahnung von Einkaufs- und Verkaufsdaten ist in der SOG ERP Software obligatorisch. Komfortable Automatiken für das Erstellen von Anfragen und Bestellvorschlägen stehen Ihnen zur Verfügung. Das Einkaufscenter stellt tabellarisch alle Artikel dar – gruppiert nach Lieferanten, Gesamtvolumen, -menge und -wert sowie mit benötigten Artikelinformationen. Sie können somit die Mengen für die Beschaffung sehr genau bestimmen.

Direkt- und Streckengeschäfte sowie Private Label verwirklichen

Die Abwicklung von Direkt- und Streckengeschäften (Aktionswarengeschäfte und Private Label) wird immer wichtiger. Verkäufe und Einkäufe werden miteinander verknüpft. Eine begleitende Vor- und Nachkalkulation zeigt Ihnen in unserer Software für den Einkauf den tatsächlichen Deckungsbeitrag für das jeweilige Geschäft auf.

Liefermahnungen mit Liefer-Terminüberwachung

Ein ERP System muss eine Belastungsanzeige erstellen, sobald Lieferungen unvollständig oder Rechnungen nicht korrekt sind. Für Ihre Termintreue im Verkauf oder für das (automatische) Deeskalieren bei Terminkonflikten sind Sie auf Terminzusagen Ihrer Zulieferer angewiesen. Die Einkauf-Software der SOG unterstützt Ihre Mitarbeiter bei der Prüfung nach erfolgter Bestellung. So werden bestimmte Zulieferer angemahnt, die Ihre Bestellung nicht bestätigen oder Ihnen keine Liefertermine nennen.

 
Anfragen, Bestellungen und Rahmenaufträge

Mit der SOG Software für den Einkauf können Sie ein effektives Lieferantenmanagement etablieren. Sie verwaltet und überwacht alle Anfragen, Bestellungen und Rahmenaufträge.

Anfragen

Der Einkauf beginnt mit den Anfragen Ihrer Kunden. Die angefragten Artikel können Lagerbestandswaren sein oder Ware, die spezifisch geordert werden muss. Hierunter fallen Artikel für das Private Label Geschäft (Aktionswaren) oder Waren, die Sie im Bedarfsfall über Ihre Lieferanten beziehen. Um Ihren Kunden die Ware anbieten zu können, müssen diese angefragt und anschließend verglichen werden. Aus der SOG Software generieren Sie Anfragen direkt aus Verkaufsvorgängen. Mit dem Lieferanten-Einkaufspreis sind eine artikelbezogene Vorkalkulation und die Basis für eine Nachkalkulation gegeben.

Bedarfs- und verbrauchsabhängige Mengen ermitteln

Die SOG ERP Software ermittelt Bestellmengen auf Basis von Verbräuchen und Bedarf (Reichweitenbetrachtung). Sofern Sie saisonale Artikel führen, können Rücksprungtage und Trends in die Betrachtung mit einfließen.

Bestellungen und Rahmenaufträge verwalten

Als Basis für Rahmenaufträge und Bestellungen an Zulieferer stehen dem Anwender bedarfs- und verbrauchsabhängige Mengen im Bestellwesen zur Verfügung – und das auf einen Blick. Dazu zählen alle für Ihr Geschäft artikelrelevanten Daten wie Abverkaufs-, Gutschriften- und Auftragsbestandsmengen sowie stornierte Mengen. Hierbei sind alle notwendigen Daten darstellbar, die für ein qualifiziertes Lieferantenmanagement benötigt werden. Und das für jeden Mitarbeiter individuell.

Nach der Eingabe von tatsächlichen Mengen und der automatischen Mengenprüfung (VE und Mindestabnahmemengen) können Sie über das SOG Einkaufscenter die Bestellungen automatisch per Knopfdruck erzeugen. Anschließend versenden Sie diese über Fax oder E-Mail an die jeweiligen Zulieferer. Alternativ lässt sich jede Bestellung Schritt für Schritt im Detail textlich bearbeiten und verschicken.

Einige Unternehmen im Handel vereinbaren Rahmenaufträge über bestimmte kontingentierte Bestellmengen zu einem besseren Preis und in einem definierten Zeitraum. Diese Bestellmengen werden über die Abwicklung mit der ERP Einkaufssoftware unterstützt. Sie ermöglicht eine aktuelle Überwachung der Mengen und Restmengen. Bei Bedarf können Sie auch Lieferabrufpläne hinterlegen.

 
Abwicklung von Direkt- und Streckengeschäften

Die Verbindung zwischen Vorgängen aus dem Verkauf und dem Einkauf spielt in der SOG ERP Software eine entscheidende Rolle. Dies ist besonders bei der Abwicklung von Direkt- und Streckengeschäften im Handel zu erkennen. Es gibt mehrere Geschäftsvorfälle, die unsere Kunden darunter verstehen:

  • Private Label- oder Aktionswarengeschäft

    Ihre Kunden kaufen Artikel bei Ihnen, welche Sie beispielsweise direkt in Fernost einkaufen. Diese Ware erhält dort die Kartonage und GTIN-(EAN-)Auszeichnung des Kunden. Diese Geschäfte werden in der SOG Software für den Einkauf gesondert kalkuliert.

  • Neutralversand durch Ihre Lieferanten

    Sie bestellen Ware und lassen sie direkt neutral zu Ihren Kunden liefern. Vorweg erhält der Lieferant Ihre Lieferscheine per E-Mail.

  • Versand des Einkaufs direkt über Ihr Lager

    Sie bestellen auftragsbezogene Ware direkt beim Lieferanten. Diese Ware wird an Sie geliefert. Vom Bestellzeitpunkt bis zur Warenvereinnahmung ist die Ware ausschließlich für den Kundenauftrag geblockt. Das Lager erhält sofort Information über den Warenversand.

Die oben beschriebenen Vorfälle sind – wie weitere Anwendungsfälle – komfortabel über die SOG Software abzubilden und abzuwickeln. Die Besonderheit bei Direkt- und Streckengeschäften spiegelt sich in der betriebswirtschaftlichen Betrachtung wider: Diese Geschäfte werden einzeln bewertet. Doch was bedeutet das konkret? Obwohl die Artikel auch über das Lagergeschäft geordert werden können, beeinflussen sie nicht den Lagerbewertungspreis. Eine auftragsbezogene Vor- und Nachkalkulation mit nachgelagerter Kostenverteilung ist möglich und gibt Ihnen Rückschlüsse auf das Geschäft. Diese Kalkulation kann ebenfalls über ein Projekt, bestehend aus mehreren Einkaufs- und Verkaufsvorgängen, erfolgen.

 
Bestellvorschläge erzeugen, Einkaufscenter nutzen

Die SOG Software erzeugt – zeitgesteuert oder auch manuell – Bestellvorschläge. Sie sind artikelübergreifend oder nach Disponenten bzw. Disponentengruppen aufgeschlüsselt und werden auf Basis von Überverkäufen, Mindestbestandsunterschreitungen und Lieferplänen im SOG Einkaufscenter erstellt. Die Ermittlung von verbrauchs- und bedarfsabhängigen Bestellmengen unter Betrachtung von Trends, definierten Rücksprungtagen und einer exponentiellen Glättung ist im Leistungsumfang der SOG Software berücksichtigt.

Die Bestellvorschläge sind transparent im SOG Einkaufscenter aufgeführt. Tabellarisch werden alle Artikel mit Hauptlieferant, Preis, Termin und anderen Daten aufgeführt. Außerdem können sie nach Lieferanten gruppiert werden. Darüber hinaus können Summen über Gewichte, Volumina sowie Bestellsummen pro Lieferant übersichtlich dargestellt werden.

Nach der Eingabe oder Bestätigung von Mengen kann die Bestellung bzw. Anfrage komfortabel erzeugt und per E-Mail oder Fax automatisch versendet werden. So funktioniert reibungsloses Lieferantenmanagement.

Eine Besonderheit im Einkaufscenter ist Ihre persönliche Oberfläche. Sie selbst entscheiden, welche Informationen Sie zum Artikel in der Liste sehen wollen. Und das ganz ohne Programmierkenntnisse mit unserem Werkzeug SOG Maskeneditor.

 
Lieferantenmahnwesen mit Terminkontrolle

Liefertermintreue gegenüber Ihren Kunden ist sehr wichtig. Um diese einzuhalten, müssen Sie sämtliche Bestellbestätigungstermine aus dem Verkauf mit den Terminen der Bestellungen an Ihre Lieferanten abgleichen.

Die SOG Software prüft Termine bereits im Einkauf. Sobald Sie eine Bestellung oder Anfrage gesendet haben, ist der Termin für alle Artikel in den Vorgängen mit dem Status "unbestätigt" fixiert. SOG ERP überwacht bei "säumigen" Lieferanten, ob eine Bestellbestätigung eingegangen ist. Ist dies nicht der Fall, wird Ihnen eine Kontrollliste mit den noch zu bestätigenden Vorgängen oder Artikeln nach Lieferant im Managementcenter dargestellt. Bei Bedarf können sämtliche überfällige Bestellbestätigungen automatisch per E-Mail oder Fax angemahnt werden.

Nachdem Sie Bestellbestätigungen komfortabel und einfach erfasst haben, werden die bestätigten Einkaufstermine im Verkauf sichtbar. Gegen die Termine (ggf. mit internen Karenzzeiten) können Sie auch Waren im Verkauf reservieren. Darüber hinaus können Liefererinnerungen, zum Beispiel für Ihre Zulieferer aus Fernost, direkt mit Betrachtung einer Vorlaufzeit erzeugt werden.

Erhalten Sie mit dem Wareneingang geforderte Dokumente nicht, so bietet Ihnen die SOG Einkaufssoftware ein Dokumentenmahnwesen. Fehlende Dokumente werden abgeprüft und automatisch per Fax oder E-Mail beim Lieferanten angemahnt.

Sollten Fehlmengen geliefert werden oder die Qualität nicht stimmen, so ist die letzte Stufe des Mahnwesens ebenfalls abgedeckt: Erzeugen Sie Belastungsanzeigen mit individuellen Texten.

 
Individuelle Lieferantenbewertung

Handelsgruppen und Industriegruppen wie Edeka, Metro, BMW oder Bosch bewerten ihre Kunden. Bewerten auch Sie Ihre Zulieferer.

Mit der SOG Software für den Einkauf erzeugen Sie individuelle Bewertungen für Ihre Lieferanten. Die Daten zur Erhebung sind in vielen Programmelementen zu finden und werden zum großen Teil automatisch von der ERP Software mitgeschrieben. Geben Sie Ihre Meinung zu gewünschten und bestätigten Lieferterminen sowie Einkaufs-, Absatz- und Gutschriftenmengen an und bewerten Sie Mahnschreiben. Diese Daten werden im SOG Lieferantencenter übersichtlich für den Anwender dargestellt. Bei Bedarf können Bewertungslisten erzeugt und übermittelt werden.

 
EDI – elektronischer Belegaustausch mit Lieferanten

Eigene Bestellungen werden in Ihrer firmeninternen ERP Software erfasst. Ihre Zulieferer erfassen diese Daten manuell in ihren Softwarelösungen. Die gleiche Verfahrensweise gilt für Bestellbestätigungen, Eingangsrechnungen und weitere Geschäftsvorfälle.

Übertragen Sie diese Daten einfach elektronisch und automatisch via electronic data interchange (EDI /EDI-FACT) von Ihrer SOG ERP in eine andere ERP-Software. Dieses Format ist ein nahezu standardisiertes Daten-Übertragungsverfahren. Nahezu standardisiert deshalb, weil die Daten durch die verschiedenen Softwarelösungen in unterschiedlicher Form in den jeweiligen Systemen zum Import und Export erwartet werden. Aus diesem Grund setzt man sogenannte EDI-Dienstleister als Dolmetscher zwischen den Systemen ein. SOG führt diese Datenkommunikation zusammen mit erfahrenen Partnern aus Ihrer Branche durch. Verkaufsseitig ist diese EDI-Verfahrensweise bereits stark im Handel etabliert. Die gleichen Methoden können über die SOG Einkaufssoftware in der Verbindung „Firma – Lieferant“ eingerichtet werden.