ERP Dokumentenmanagement Software

In der SOG ERP Software ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) integriert. Dies erleichtert die Nachvollziehbarkeit von Prozessen in Ihrem Unternehmen und verbessert den Informationsfluss. Zudem gehen Sie einen großen Schritt in Richtung "Papierloses Büro".

Die Dokumente teilen Sie dem entsprechenden Datensatz zu. Dies geschieht via Drag & Drop oder über eine Importfunktion in der ERP Dokumentenmanagement Software. Datensätze können zum Beispiel sein: Kunde, Lieferant, Artikel, Charge, Vorgang oder Projekt. Durch diese Zuordnungen kann jeder Ihrer Mitarbeiter alle Informationen schnell einsehen und in den richtigen Kontext bringen. Die schnelle und reibungslose Arbeit einzelner Mitarbeiter wird zudem durch individuelle Masken in der SOG ERP Dokumentenmanagement Software unterstützt. So hat jeder Mitarbeiter schnellen Zugriff auf die Daten, die er benötigt.

Beispiele von importfähigen Dokumenten / Dateien

Die SOG Kunden importieren verschiedene Dateien und Dateiformate in die ERP Dokumentenmanagement Software. Darunter fallen etwa E-Mails, PDF, Videos, Sounddateien, Screenshots und Textdateien, etwa aus den folgenden Bereichen:

  • Mitschnitte von Anrufbeantwortern
  • Videos
  • Rechnungen
  • Proforma-Rechnungen
  • Anfragen
  • Angebote
  • Bestellungen

Viele weitere Importe von Dokumenten sind mit der ERP Dokumentenmanagement Software möglich. Bei Objektbezug können Sie die Dokumente auch Verschlagworten (automatisch oder manuell) und so auch Recherche und Rückverfolgung im Kundenservice erleichtern.

Import von Dokumenten und Dateien per Drag & Drop

In den SOG Cockpit-/Center Programmen, in denen Sie eine zentrale Sicht auf den jeweiligen Kunden, Lieferanten, Artikel oder Ihre Firma haben, verknüpfen Sie einfach jede Datei vom Desktop per Drag & Drop mit brancheneutralen Objekten wie Kunden, Lieferanten, Interessenten, Artikeln oder Projekten.

Automatische Ablage und Archivierung

Die schnelle und transparente Recherche von Belegen und deren Verbindungen zu Daten ist ein wesentlicher Faktor zur Zeiteinsparung in der SOG ERP Dokumentenmanagement Software.

Belege, die im Verkauf erzeugt werden, werden mit Bezug zum Kunden oder Interessenten sowie dem Vorgang automatisch nach dem Erzeugen abgelegt. Einige Beispiele von Belegen, welche komfortabel eingesehen werden können, sind:

  • Angebote
  • Auftragsbestätigungen
  • Packzettel
  • Lieferscheine
  • Rechnungen

Neben den Verkaufsbelegen werden Einkaufsdokumente wie Anfragen, Bestellungen oder Liefermahnungen in den Prozessen der ERP Dokumentenmanagement Software erzeugt. Diese werden ebenfalls automatisch recherchierbar und nachhaltig abgelegt.

Automatischer Import von externen Dateien zu offenen Aufgaben

Der Verkauf erhält oft E-Mails in bestimmte Postfächer in Microsoft Exchange. Die SOG ERP Dokumentenmanagement Software scannt diese Postfächer und weist die entsprechende E-Mail einer SOG Aufgabe zu. Der Sender wird durch die ERP-Daten erkannt. Somit ist die Aufgabe sofort mit dem richtigen Kunden/Interessenten verknüpft. Die weitere Bearbeitung kann von einer Person oder dem Verkaufsteam durchgeführt werden.

Eine weitere Möglichkeit ist der Eingang eines externen Faxes per Faxsoftware wie Tobit, GFI Faxmaker, Ferrari-Fax oder Shamrock. Ist die Rufnummer bekannt, wird das Fax einer Aufgabe mit Bezug zum jeweiligen Kontakt beigefügt. Auch hier kann das Verkaufsteam anschließend tätig werden.

Erweiterungsfähigkeit der Verschlagwortung durch Metadaten

SOG Kunden erweitern über das Programm Metadaten selbstständig Datentabellen und Datenfelder. Das heißt, Sie sind selbst in der Lage, neue Datenfelder anzulegen, die Sie wiederum an Dokumenten als zusätzliche Verschlagwortung nutzen. Die Schlagworte können um weitere Datenfelder wie Datumsangabe, freie Textfelder oder HTML-Felder erweitert werden.

Übrigens: Die neue Verschlagwortung wird bei Einsatz einer Archivierungssoftware direkt mit übergeben und steht in diesen ebenfalls zur Recherche zur Verfügung.

Ein Blick auf die einfache aber umfangreiche Suchfunktion

Neben der Verschlagwortung ist das Einbetten der recherchierbaren Informationen in die Masken der einzelnen Sachbearbeiter ein bedeutender Faktor für das schnelle Wiederauffinden von Dokumenten.

Da alle erzeugten oder importierten Dokumente bzw. Dateien zum Teil automatisch verschlagwortet werden, stehen diese Suchmöglichkeiten in allen Programmteilen allen Anwendern zur Verfügung. Sie können nach den unterschiedlichsten Kriterien suchen.

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Individuelle Suche in Abteilungen

Viele Mitarbeiter haben eigene Suchmethoden, die je Abteilung variieren. In der SOG ERP Dokumentenmanagement Software erstellen Sie ganz einfach individuelle Abteilungsmasken mit den benötigten Suchfunktionen. Diese Suchen sind zeitsparend und intuitiv. Der Anwender kann z. B. folgende Ansichten nutzen:

  • alle Dateien / Dokumente zu Kunden / Lieferanten / Artikeln / Projekte / Lieferanten u. v. m.
  • Rechnungen zu einem Kunden
  • offene Angebote zu Interessenten
  • nicht berechnete Lieferscheine
  • Artikelstammblätter
  • Datenblätter zu Artikeln
  • Zertifikate zu Chargen
  • u. v. m.

Je nachdem, wo ein Beleg erzeugt oder importiert wurde oder womit eine Datei verknüpft ist, können die Anwender in der SOG ERP Dokumentenmanagement Software einfach und übersichtlich diese Verbindung sehen oder danach suchen.

Integration von ELOprofessional und anderen Archiverungssoftwares

Sie nutzen ELOprofessional? Dann ist  die integrierte Lösung zwischen SOG ERP und ELOprofessional das Richtige für Sie. Sämtliche Dokumente innerhalb der SOG ERP Software werden an das Archivierungssystem übergeben. Die Verschlagwortungen (Schlagworte) werden zusätzlich übertragen und stehen für Recherchen zur Verfügung.

Erfassen Sie Dateien wie Posteingänge, Eingangsrechnungen usw. via Scanner und ELO, so können diese Dateien über Zuordnungen direkt importiert, mit Schlagworten versehen und in der SOG ERP Dokumentenmanagement Software angezeigt werden.

Die Suchmasken im SOG ERP System greifen direkt auf ELOprofessional zu. Sie bleiben in einer bekannten Maske. 

Neben der Integration von ELOprofessional wurden in vielen anderen Projekten Schnittstellen zu weiteren Archivierungssystemen wie z. B. zu "EASY Archiv" realisiert.