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Verkauf erfolgreich gestalten mit SOG ERP

SOG ERP für Verkauf und Export beschleunigt die Verkaufsabwicklung durch eine intuitive und tabellarische Erfassung relevanter Daten und das auch in Zeiten mit steigendem Anspruch an die Auftragserfassung. Machen Sie kundenspezifische Angebote, indem Sie sich etwa die Preishistorie ansehen und über bereits gemachte Angebote auf dem Laufenden bleiben.

Dashboard

​Das Dashboard im Kundencenter ist die „Schaltzentrale“ für die Verkaufsabwicklung. Der Anwender kann hierüber schnell und effizient auf sämtliche Vorgänge wie Angebote, Aufträge, Rahmenaufträge usw. zugreifen, diese ansehen und bearbeiten. Dadurch erhält er eine detaillierte Übersicht über alle Vorgänge. Auf einen Blick sieht er, wann der Kunde und was dieser bestellt hat, wer die Aufträge erfasst hat, wie hoch der jeweilige Bestellwert ist und wer den Kunden vertrieblich betreut. Eine Balkengrafik zeigt anschaulich die Umsatzhöhe auf Monatsebene des laufenden Jahres. Nicht nur Informationen zur aktuellen Auftragssituation werden dem Anwender angezeigt, sondern auch alle wichtigen Kontaktpersonen beim Kunden. So zeigt eine Liste sämtliche Ansprechpartner mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Abteilungszugehörigkeit.

Statistiken

Mithilfe von Statistiken und Analysen können Sie sich einen Überblick über wichtige Informationen verschaffen. Dazu zählen z. B. Umsätze nach Warengruppen, Deckungsbeitrag, Absatzmenge, Bestellmenge, Reklamationsquote usw. Diese Daten sind hilfreich, um zu verstehen, wie wichtig der Kunde für Ihr Unternehmen ist und welche speziellen Anforderungen er hat. Auf einen Blick sehen Sie, welche Umsätze mit dem Kunden im Geschäftsjahr zuvor erzielt wurden und ob die kumulierten Umsätze des laufenden Jahres im Vergleich zum Vorjahreszeitraum höher oder niedriger liegen. Für den Vertrieb gehören Statistiken zu den zentralen Informationsquellen. Liefern Sie ihm doch wichtige Anhaltspunkte, um kundenbezogene Verkaufsaktivitäten noch effektiver zu steuern.

Auslösen von Workflows

Dank einer Reihe von Schnellanwahlen (Action Buttons) können Sie einfach und schnell neue Vorgänge bei Ihren Kunden anlegen. Dazu gehören unter anderem Angebote, Aufträge, Aufgaben und Reklamationen erfassen. Sie müssen sich nicht umständlich durch verschiedene Programmebenen hangeln, um neue Workflows auszulösen. Starten Sie stattdessen direkt aus dem Kundencenter heraus neue Vorgänge zum aktuell angezeigten Kunden. Wenn Ihnen die standardisierten Vorgangstypen nicht ausreichen, weil Sie etwa ein Streckengeschäft (Dropshipping) betreiben, haben Sie die Möglichkeit, hierfür individuell vordefinierte Vorgangstypen für andere Workflows anzulegen. Für diese Vorgangstypen können Sie genau wie für alle anderen Typen Schnellanwahlen erzeugen, mit denen Sie Ihre individuellen Vorgänge auslösen.

Kundenstammdaten

Neben Mitarbeitern sind Kunden das wichtigste Kapital im Unternehmen, denn ohne sie läuft nichts. Umso wichtiger ist es, die Stammdaten von Kunden stets aktuell zu halten. Das gelingt umso besser, je einfacher sich die Stammdatenpflege in dem verwendeten ERP-System handhaben lässt. In SOG ERP können Sie sich Kundenstammdaten nicht nur einfach und schnell anzeigen lassen, sondern auch in derselben Maske bearbeiten, um die Daten schnell auf den neuesten Stand zu bringen. Davon profitieren alle, die jederzeit über aktuelle Informationen verfügen müssen: vom Sachbearbeiter bis zum CEO. Die Motivation steigt, weil die eingesparte Zeit ab jetzt produktiver genutzt werden kann.

Variable Konfiguration des Centers

Jede Fachabteilung und jeder Mitarbeiter betrachtet den Kunden aus einer anderen Perspektive. Die Konfigurierbarkeit zählt deshalb zu den größten Stärken des Kundencenters. Es kann an die jeweilige Abteilung und Mitarbeiter angepasst werden, sodass jeder Mitarbeiter die für ihn relevanten Informationen und Funktionen im Blick hat. Während z. B. bei der Auftragserfassung die noch offenen Angebote im Fokus stehen, interessiert sich die Reklamationsbearbeitung für die Abwicklung von Retouren. Der Verkauf wiederum will vorrangig Absatzmengen, Deckungsbeiträge und Warengruppenumsätze im Blick haben. Jeder kann das sehen, was er aus fachlichen Gründen sehen will oder muss. Durch die variable Konfiguration des Centers wird die Effizienz der Mitarbeiter gesteigert und gleichzeitig die Fehlerquote gesenkt.

Diverse Auftragsarten in SOG ERP

So unterschiedlich die Branchen von Unternehmen sein können, so verschieden können auch die Anforderungen an Aufträge sein. Im SOG ERP System können verschiedene Arten von Aufträgen bearbeitet werden, darunter Angebote, Sofortaufträge, Terminaufträge, Rahmenaufträge, Kontraktaufträge, Blockaufträge, Miet- / Wartungsaufträge, Reparaturaufträge, Daueraufträge, Streckengeschäfte und Direktgeschäfte. Für jede Auftragsart gelten spezielle Voraussetzungen und Rahmenbedingungen, die Sie zum Teil selbst festlegen können. Kundenspezifische Konditionen wie Rabattstaffeln bei Rahmenaufträgen oder Fristen bei Terminaufträgen definieren Sie ebenso selbst wie Bindungsfristen bei Angeboten.

Anforderungen und Erfassungsvarianten

Die Verkaufsabwicklung vereint ein innovatives Bedienoberflächenkonzept in Kombination mit den verschiedenen Erfassungsvarianten, um dem jeweiligen Bedarf gerecht zu werden. So wie den Sachbearbeitern je nach fachlicher Anforderung unterschiedliche Auftragsarten zur Verfügung stehen, können sie bei der Bearbeitung zwischen verschiedenen Erfassungsvarianten wechseln. Dies ermöglicht Unternehmen eine schnelle, intuitive und tabellarische Erfassung und Zuordnung von Chargen, Partien und Lots. Zudem können sie umfassende Details auf einen Blick abrufen, wie die kundenspezifische Preishistorie auf Artikelebene und Strecken- bzw. Direktgeschäfte direkt auf der Artikelpositionsebene innerhalb eines Auftrags.

Preislisten

Kurze Reaktionszeiten sind im Verkauf ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg. Es ist daher wichtig, aktuelle Preise jederzeit zur Hand zu haben. Mit der Preislistenübersicht können Sie schnell auf Preise und Preishistorien zugreifen. Über rein informelle Bedürfnisse hinaus, lassen sich Preise auch unkompliziert anpassen. So können Sie etwa während eines Telefonats mit Ihrem Kunden Preise nicht nur abfragen, sondern auch ändern und dadurch schnell auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren. Sie können ganze Preisgruppen aufrufen, einzelne Artikel oder Gruppen im täglichen Arbeiten bearbeiten oder neue Preislisten importieren. Ebenso können Sie Preislisten in Excel exportieren oder mit dem integrierten Formulargenerator SOG Forms individuell gestalten und ausdrucken.

Bestände je Lager

Die Übersicht über die aktuellen Verfügbarkeiten und Bestände erleichtert den Verkaufsprozess und minimiert Fehler beim Verkauf und Einkauf. Es kommt deshalb auf den effektiven Lagerbestand je Artikel und Lager an. Durch die vollständige und stets aktuelle Anzeige der diversen Lagerbestände haben Sie immer einen guten Überblick, wie viele Artikel frei verfügbar, reserviert oder bestellt sind. Über die Verfügbarkeiten von Artikeln Bescheid zu wissen, ist für viele Bereiche des Unternehmens relevant: vom Einkauf bis zu Lagerverwaltung. Besonders wichtig ist die genaue Verfügbarkeitskenntnis für den Verkauf. Eine falsche Information kann eine Reihe von vermeidbaren Prozessen auslösen und im schlimmsten Fall Ihren Kunden verärgern.

Statistiken

Statistiken sind mehr als nur schmückendes Beiwerk in Geschäftsberichten. Der Vertrieb etwa benötigt sie als Planungsgrundlage, um seine kurz- und mittelfristigen Verkaufsstrategien zu entwickeln. Dank automatisierter Statistikgenerierung können Sie in SOG ERP jederzeit wertvolle Informationen über Ihre Produkte erhalten und diese mit unserem Reporting Service auswerten. Erfahren Sie, welche Produkte von Kunden am häufigsten gekauft werden, welche Produktgruppen den höchsten Umsatz generieren und welche Artikel am längsten auf Lager liegen. Nicht nur so häufig abgerufene Statistiken zu Umsätzen, Deckungsbeiträgen und Absatzmengen können Ihnen wichtige Hinweise zur Optimierung von Prozessen liefern, sondern beispielsweise auch Statistiken zur Auftragsherkunft. Sie können selbst entscheiden, welche Statistiken für Ihr Controlling am wertvollsten sind und die benötigten Parameter auswählen.

Dokumente und Details

Heutige Produkte sind oftmals stark erklärungsbedürftig. Der Verkaufserfolg hängt davon ab, wie schnell Sie Ihrem Kunden zusätzliche Informationen übermitteln können. Sie haben die Möglichkeit, hinter jedem einzelnen Artikel sowie auch ganzen Artikelgruppen Zertifikate, Produktbeschreibungen, Herkunftsnachweise und viele weitere Informationen zu hinterlegen. Dadurch können Sie schneller und gezielter auf diese Informationen zugreifen und sie bei Bedarf Ihren Kunden und Interessenten zur Verfügung stellen. Auf diese Weise erreichen wichtige Produktinformationen Ihre Kunden direkt und ohne Umwege. Machen Sie von dieser Möglichkeit reichlich Gebrauch und zeigen Sie Ihren Kunden, dass Sie hinter dem Produkt stehen und es aus voller Überzeugung verkaufen.

Preisermittlung

​Zu den wichtigsten Planungsaufgaben im Vertriebsmanagement gehört die Preisermittlung. Es ist ein komplexer Prozess, der von unterschiedlichen Faktoren beeinflusst wird. Für die Preisfindung auf Kundenebene prüft SOG ERP, ob bereits Konditionen bzw. Konditionsgeber für einen Kunden hinterlegt sind. Ein Konditionsgeber ist ein anderer Datensatz, dem schon spezielle Konditionen zugeordnet wurden. Sofern ein Konditionsgeber gefunden wurde, wird dieser zur Preisfindung verwendet. Das System durchläuft dabei einen zuvor definierten Preisfindungsprozess. Die gewünschten Prioritäten können dabei selbst definiert werden. Wurden mit dem Kunden unter anderem kundenindividuelle Artikelpreise unter Berücksichtigung von Mengenstaffeln vereinbart, können temporäre Sonderpreislisten den normalen Preis überschreiben.

Best-Price

Best-Price bedeutet, dass ein Kunde stets zum besten, also günstigsten Preis einen bestimmten Artikel bestellen kann. Im SOG ERP können hierfür Artikelsonderpreise in eigenen Preislisten abgelegt werden, die für bestimmte Aktionen wie Messen oder Abverkäufe definiert werden. Diese können bis zu bestimmten Kundengruppen und Gültigkeitszeiträumen ausgerichtet werden. Dabei wird sichergestellt, dass Kunden stets den besten Preis erhalten, selbst wenn bereits individuelle Sonderpreise vereinbart wurden. Die ermittelten Preise werden sowohl im ERP-System als auch im Online-Shop angezeigt. Auch wenn die Konditionen zum Teil komplex sind, können sich sowohl der Verkäufer als auch der Kunde darauf verlassen, dass SOG ERP den Best-Price stets korrekt ermittelt und anzeigt.

Preishistorie

​Preishistorien sind sowohl für den Einkauf als auch den Verkauf relevant. Im SOG ERP wird eine Aufzeichnung des Preises für jede Kunden-/Artikel-Kombination durchgeführt, die dem Benutzer in der Angebots- oder Auftragsbearbeitung und in der Schnellerfassung angezeigt wird. Der Benutzer kann Konditionen aus der Vorgangshistorie während der Auftragserfassung übernehmen. Nach einer automatischen Prüfung kann die Kunden-Preishistorie des erfassten Artikels in der Auftragsbearbeitung dargestellt werden. Der Umfang der Vorgangshistorie kann individuell eingestellt werden. Dem Benutzer obliegt die Entscheidung, ob alle Vorgänge, nur der letzte Vorgang oder lediglich Vorgänge mit Sonderkonditionen auf Basis der Kunden-Artikel-Kombination aufgeführt werden.

Preisaktualisierung

​Die manuelle Preisaktualisierung ist ein zeitaufwendiger Prozess, der Ressourcen bindet, die Sie besser nutzen könnten. Mit SOG ERP ist es möglich, neue Preislisten von Ihren Lieferanten nahtlos zu importieren und zu integrieren. Aber wir bieten Ihnen mehr als nur Preisaktualisierungen. Unser System ermöglicht es Ihnen, Ihre Preisinformationen mit zusätzlichen Stammdaten wie Gewichten und Maßen anzureichern. Das bedeutet, dass Sie ein vollständiges Bild von Ihrem Bestand haben, das weit über den Preis hinausgeht.

Artikelpreislisten

Erstellen Sie mit unserem integrierten Formulargenerator SOG Forms Preislisten, die Ihren spezifischen Bedürfnissen entsprechen. Ob kundenbezogene Preislisten oder spezifische Artikellisten – Sie haben die Kontrolle. Gestalten Sie Ihre Preislisten anhand definierter Kriterien und individueller Layouts, ganz nach Ihren Wünschen. Neben Preisinformationen können Sie mit SOG Forms auch umfangreiche Artikelstammblätter erstellen. Dazu gehören kundenbezogene Preise, Kundenartikelnummern, EAN-Barcodes, Volumen, Gewichte, Verpackungseinheiten, Staffelpreise, Bilder und vieles mehr. Weiterhin können Sie mit SOG ERP Preisvergleichslisten erstellen und Katalogseiten oder Katalogdaten für Agenturen erstellen.

Relevante Stammdaten

​Mit SOG ERP können Sie Stammdaten effizient und übersichtlich verwalten. In den Stammdaten hinterlegen Sie problemlos die Zuordnung zu einem Kundenkonto sowie eine Mitgliedsnummer für die Zentralregulierung. Diese Informationen sind zentral verfügbar und können einfach und schnell abgerufen werden. Ferner stellen wir diese wichtigen Informationen auch über eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Diese Integration ermöglicht eine noch effizientere Verwaltung Ihrer Finanzen und eine verbesserte Übersicht über Ihre Kundenkonten und Mitgliedsnummern.

Delkredereabrechnung

​Mit SOG ERP wird die Erstellung der Delkredereabrechnung für die Zentralregulierung Ihrer Kunden zum Kinderspiel.  Alle relevanten Informationen werden in einem Sammelbeleg zusammengefasst, den Sie dann direkt an Ihren Kunden oder Zentralregulierer senden können. Zusätzlich zur Abrechnung für Ihre Kunden bietet SOG ERP Ihnen auch eine übersichtliche Sammelaufstellung der Kundenrechnungen für einen Zentralregulierer. Ein weiterer Vorteil von SOG ERP ist die transparente Darstellung der Delkredereprovision in Ihrer Abrechnung. Dies ermöglicht eine klare und faire Abrechnung mit Ihren Kunden und Zentralregulierern und erleichtert die finanzielle Planung und Kontrolle.

Bonusabrechnung

Es können in SOG ERP Planzahlen und Bonusstaffeln gepflegt werden. Eine umfassende Bonusgruppen-Verwaltung ermöglicht eine individuelle Parametrisierung, um unterschiedlichen Ansprüchen bei den Kunden gerecht zu werden. Sobald ein Kunde eine Bonusstaffel innerhalb des definierten Gültigkeitszeitraums erreicht, ist für eine Bonusvergütung berechtigt. Die Bonusgutschrift kann hierbei voll automatisch oder nach Freigabe erfolgen.

Systemzugriff

Der Außendienst erhält bei SOG ERP mit der E-Order Vertreterabwicklung eine systemgestützte Möglichkeit, professionell und überzeugend aufzutreten. Die Software stellt dem Handelsvertreter jederzeit Echtzeit- oder Offline-Daten zur Verfügung, darunter Kundendaten, Besuchsberichte, Notizen, Dokumente, Rückstände und offene Posten. Damit können Aufträge nicht nur schneller erfasst, sondern auch weitere Informationen und Funktionen abgerufen werden.

Rechtesystem

Das Rechtesystem von SOG ERP ermöglicht eine strikte Beschränkung des Zugriffs für externe Handelsvertreter. Es bietet die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Programme und Informationen genau einzugrenzen. Beispielsweise kann so sichergestellt werden, dass der Vertreter nur Zugang zu den Daten seiner Kunden und nicht zu Einkaufspreisen erhält. Auch die Bedienoberfläche kann auf das Wesentliche beschränkt werden.

Reporting

Den Vertretern wird eine individuelle Auswertung über die realisierten Umsätze zur Verfügung gestellt. Diese kann in einem definierten Zeitintervall automatisiert via E-Mail versendet werden. So erhalten Sie stets einen aussagekräftigen Überblick.

Auftrags- und Verkaufspreiskalkulation

Mithilfe der Auftrags- bzw. Verkaufskalkulation können die einzelnen Positionen sowie der Gesamt-Auftrag oder ein Angebot kalkuliert werden. Es besteht die Möglichkeit, alle Positionen eines Vorgangs in einer tabellarischen Übersicht darzustellen, um einen Überblick über den Deckungsbeitrag zu erhalten. Dieser wird sowohl als Wert als auch in Prozent angezeigt. Außerdem kann die Aufsummierung des Durchschnitts-Deckungsbeitrags als Wert, in Prozent und als Gesamtwert dargestellt werden. Zudem besteht die Option, die Positionen eines Auftrags oder Angebots im Nachgang neu zu kalkulieren, indem unter anderem ein Zielpreis festgelegt oder Konditionen auf selektierte Positionen angewendet werden. Des Weiteren wird eine statistische Berücksichtigung von nachrangigen Konditionen auf Positionsebene vorgenommen, um den tatsächlichen Deckungsbeitrag zu ermitteln.

Deckungsbeitragsprüfung

Bei der Erfassung von Vorgängen wird auf Positionsebene der Deckungsbeitrag überprüft. Sollte dieser unter einen Mindest-Deckungsbeitrag fallen, erscheint eine Meldung. Diese kann entweder informativ sein oder es wird ein Passwort verlangt, um den Artikel anzubieten. Ebenso bietet SOG ERP Workflows für Freigabeprozesse durch den Vorgesetzten an. Der Sachbearbeiter kann den Vorgang erfassen, aber erst nach einer Freigabe durch den Vorgesetzten weiterverarbeitet werden.

Kostenverteilung

Es ist möglich, die Kosten eines Auftrags, einer Position oder einer Bestellung in der Nachkalkulation korrekt darzustellen, indem die relevanten Vorgänge mit den angefallenen Kosten belastet werden. Dies kann manuell durch Erfassung der Rechnung oder automatisch durch Parameter wie Provisionen, Skonti, Wareneinsatz usw. geschehen. Außerdem können kalkulierte Kosten wie Versicherungen als Ist-Kosten übernommen werden. Die Verteilung der Kosten erfolgt gewichtet nach unterschiedlichen Faktoren wie Positionswert, Gewicht oder Volumen und kann auch manuell vorgenommen werden.

Lieferausschluss

SOG ERP ermöglicht, Liefereinschränkungen für bestimmte Produkte und Lieferanten festzulegen sowie Lieferausschlüsse für bestimmte Länder oder Regionen zu definieren. Auf diese Weise haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Lieferkette und können sicherstellen, dass Waren rechtzeitig und ohne Verzögerungen bei Ihnen und Ihren Kunden ankommen.

Liefereinschluss

SOG ERP bietet eine Liefereinschlusssteuerung an, mit der definiert werden kann, wer bestimmte Artikel erhalten darf. Diese Funktion kann zur Definition eines Gebietsschutzes verwendet werden, um bestimmten Fachhändlern exklusive Berechtigungen in definierten Regionen zu erteilen.

Reklamationsabwicklung

Der Anwender entscheidet im Einzelfall, ob ein Abholschein und eine Reklamationsbestätigung erzeugt werden. Zwischen einer Gutschrift oder einer Nachlieferung wird gewählt. Bei der Verbuchung der Reklamation wird zwischen einer reinen Wertverbuchung und einer Verbuchung inklusive Lagerbestandsveränderung unterschieden. Bei der Erfassung werden die tatsächlichen Lieferungen für den Kunden angezeigt. Dadurch ist gewährleistet, dass sich eine Gutschrift auf die korrekten Preise bezieht und auch die Provisionszahlungen an die Vertreter berücksichtigt werden.

RMA

Aus dem SOG ERP System können Rücksendenummern (RMA) für Kundenreklamationen generiert werden. Reklamationsaufträge erhalten so eine eindeutige und stringente Nummerierung, was die weitere Bearbeitung und Nachvollziehbarkeit erleichtert. Anfragenden Kunden können so effizientere und qualifiziertere Informationen sowie Statusberichte zur Reklamation gegeben werden.

Auswertung

Das Reklamationsmanagement ermöglicht eine aussagekräftige statistische Auswertung von Reklamationsgründen. Für jeden reklamierten Artikel wird ein Reklamationsgrund ausgewiesen. Im Kundencenter wird die allgemeine Reklamationsquote des Kunden sowie die kundenspezifische Reklamationsquote im Zusammenhang mit dem jeweiligen Artikel dargestellt. Zudem bietet das Statistiktool eine Reklamationsauswertung über einzelne Warengruppen und Artikel, die individuell auf die Bedürfnisse angepasst werden können.

Belastungsanzeigen

Das ERP-System unterstützt bei der Erstellung von Belastungsanzeigen an Lieferanten, um Übersichten der von Kunden reklamierten Artikel mit Reklamationsgründen bereitzustellen und eine Gutschrift einzufordern.

 

Verkaufsverpackungen

Unternehmen haben eine wichtige Verantwortung, wenn es darum geht, gesetzliche Vorschriften zur Entsorgung von Plastikverpackungen einzuhalten. Mit SOG ERP ist es einfach und effizient, diese Vorschriften umzusetzen. Ein Beispiel dafür, wie SOG ERP Sie unterstützt: Mit unserer Software können Sie Abrechnungslisten für Inlandsverkäufe ausdrucken, verschiedene Abrechnungssysteme verwalten, den Entsorger zuweisen und Kunden entsprechend kennzeichnen. Diese Funktionen sind im Kundenstamm integriert und ermöglichen eine einfache und übersichtliche Verwaltung. Auch der Laufzeit-Beginn des Entsorgungsdienstes lässt sich problemlos festlegen.

Mit dem Modul SOG Grüner Punkt können Sie automatisch die Gewichte und Abrechnungskosten der ausgelieferten Verpackungsmaterialien für verschiedene Abrechnungssysteme ermitteln.

Elektroschrott – WEEE

Die Richtlinie 2012/19/EU reguliert den Verkauf und die korrekte Rücknahme und Entsorgung von Elektro- und Elektronikgeräten im europäischen Währungsraum. Sie trat am 13. August 2012 in Kraft und stellt eine Ergänzung der Richtlinie 2002/96/EG dar. Die Abkürzung WEEE steht für „Waste of Electrical and Electronic Equipment“. SOG bietet eine Lösung, um die Abgaben für Elektroschrott zu berechnen, die Herkunft von Artikeln zu berücksichtigen, Artikel in Kategorien zuzuordnen, Faktoren zu speichern, Abgabekosten zu komprimieren, eine Abgabenliste auszudrucken und die Abgaben in die Deckungsbeitragsrechnung einzubeziehen.

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