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SOG ERP Software: Verkauf erfolgreich gestalten

In der SOG Software fließen sämtliche Einkaufs- und Lagerdaten zusammen. Als Informationen sind sie elementar für die Verkaufsabwicklung. So werden sie u. a. automatisch für die Terminermittlung, Beauskunftung, Kalkulation oder Liefersteuerung genutzt.

Effiziente Auftragsabwicklung dank EDI Datenaustausch

Erzeugen Sie mithilfe der SOG ERP Software bebilderte Angebote und Preislisten. Ihre tägliche Auftragsabwicklung wird zudem noch effizienter: Neben klassischen Sofortaufträgen (Abholer) können Sie Terminaufträge sowie Rahmen- und Blockaufträge erfassen.

Bei sämtlichen oben genannten Vorgangsarten können Sie in unserer Software für den Verkauf auf verschiedene Erfassungsvarianten zurückgreifen. Tippen Sie Faxe ab, ist eine tabellarische Erfassung möglich. Brauchen Sie sehr viele Informationen – zum Beispiel für die Exportabwicklung – können Sie alles Wissenswerte rund um den Kunden und den Artikel sofort in der Auftragserfassungsmaske einsehen. Zudem existiert eine Listungs- und Sortimentserfassung für die Vorgangsabwicklung von Handelsgruppen (C&C).

In der Regel fordern die Handels- und Industriegruppen wie Edeka, BMW, Metro, Daimler und Bosch eine elektronische Datenabwicklung über EDI. Diese Abwicklung ist selbstverständlich mit der SOG ERP Software möglich. Per EDI eingehende Aufträge können damit komfortabel nachbearbeitet werden.

Automatisiertes Rückstandsmanagement dank ERP Software

Innerhalb der SOG ERP Software für den Handel existiert eine sehr enge Verzahnung zwischen Einkauf und Verkauf. Alle bestätigten oder geplanten Termine werden automatisch dahingehend überwacht, dass sie auch auf Basis neuer Terminsituationen gehalten werden können. Die Rückstandsverwaltung wird von der Software somit selbstständig nach Ihren Strategien durchgeführt. Wird die Ware bei Ihnen im Lager vereinnahmt, schlägt das Programm diese sofort zur Lieferung an vorhandene Reservierungen vor oder teilt sie automatisch zu.

Flexible Reservierungsstrategien

Durch die Verzahnung zwischen Einkauf und Verkauf sind der ERP Software alle Terminsituationen bekannt. Bestellt ein Kunde bei Ihnen Ware, die nicht lagernd ist, so prüft die SOG ERP Software die Einkaufssituation. Doch was bedeutet das konkret? Ist eine Bestellung bei Ihrem Lieferanten vorhanden, so wird diese Ware zu dem erwarteten Zeitpunkt automatisch reserviert und Ihr Kunde informiert. Hierbei können ebenfalls Karenzzeiten – für die Warenverladung, Zollabwicklung und Bereitstellung – betrachtet werden.

RMA- und Reklamationsabwicklung

Retouren und Reklamationen sind vor allem im Versandhandel (E-Shop) ein wichtiges Thema. Sollten Reklamationen vorkommen, bietet die SOG ERP Software für den Verkauf eine integrierte RMA- bzw. Reklamations-Abwicklung. Diverse Leistungen ermöglichen Ihnen einen reibungslosen Ablauf: von Reklamationsgründen, Abhol- und Rücksendescheinen mit einer eindeutigen Nummer über das Veranlassen von Nach- oder Ersatzlieferungen bis hin zu Gutschriften.

Vertretersysteme – mobile Lösungen

Viele Kunden im Groß- und Außenhandel haben eigene Vertreter oder Handelsvertreter. Diese sind meist mit einer Software-Lösung ausgestattet, mit der sie Angebote oder Aufträge erfassen. Auch Kundendaten wie zum Beispiel Rückstände, offene Posten, Notizen und Besuchsberichte können Sie damit einsehen. Die mobilen Vertreter-Lösungen werden direkt aus der SOG Software mit Daten versorgt – entweder in Echtzeit oder mit replizierten Informationen. Die Lösungen bieten sich zudem für Order-Messen an.

 

ERP Verkaufssoftware

Im Verkauf fließen sämtliche Einkaufs- und Lagerdaten zusammen, die als Informationen elementar für die Verkaufsabwicklung notwendig sind. Diese Daten werden u. a. automatisch für die Terminermittlung, Beauskunftung, die Kalkulation oder Liefersteuerung genutzt.

Effiziente Auftragsabwicklung, EDI Datenaustausch

Die SOG ERP Software unterstützt Sie beim Erzeugen von bebilderten Angeboten und Preislisten. Ihre tägliche Auftragsabwicklung wird effizient unterstützt: Neben klassischen Sofortaufträgen (Abholer), können Terminaufträge (Kunde bestellt zu einem bestimmten Termin "sofort" oder "als Vororder") sowie Rahmen- und Blockaufträge erfasst werden.

Bei sämtlichen oben genannten Vorgangsarten können Sie auf verschiedene Erfassungsvarianten zurückgreifen. Tippen Sie Faxe ab, ist eine tabellarische Erfassung möglich, brauchen Sie sehr viele Informationen (z. B. für die Exportabwicklung) können alle notwendigen Informationen zum Kunden und Artikel sofort in der Auftragserfassungsmaske eingesehen werden. Zudem existiert eine Listungs- oder Sortimentserfassung für die Vorgangsabwicklung von Handelgruppen (C&C).

In der Regel fordern die Handelsgruppen und Industriegruppen wie Edeka, BMW, Metro, Daimler, Bosch usw. eine elektronische Datenabwicklung über EDI. Diese Abwicklung ist selbstverständlich mit der SOG ERP Software möglich. Per EDI eingehende Aufträge können komfortabel nachbearbeitet werden.

Automatisiertes Rückstandsmanagement

Innerhalb der SOG ERP Software für den Handel existiert eine sehr enge Verzahnung zwischen Einkaufsdaten und dem Verkauf. Alle Ihren Kunden bestätigten oder geplanten Termine werden automatisch dahingehend überwacht, dass auf Basis neuer Terminsituationen diese Termine gehalten werden können. Die Rückstandsverwaltung wird von SOG ERP somit selbstständig nach Ihren Strategien durchgeführt. Wird die Ware bei Ihnen im Lager vereinnahmt, wird sie sofort zur Lieferung an vorhandene Reservierungen vorgeschlagen bzw. findet die Zuteilung automatisch statt.

Flexible Reservierungsstrategien

Durch die o. g. Verzahnung zwischen Einkauf und Verkauf sind der ERP Software alle Terminsituationen bekannt. Bestellt ein Kunde bei Ihnen Ware, die nicht lagernd ist, so prüft die SOG ERP Software die Einkaufssituation, d. h. ist eine Bestellung bei Ihrem Lieferanten vorhanden, so wird diese Ware zu dem erwarteten Zeitpunkt automatisch reserviert und Ihr Kunde informiert. Hierbei können Karenzzeiten - Zeiten für die Warenverladung, Zollabwicklungsdauer, Bereitstellung usw. mit betrachtet werden. Erfahren Sie mehr über die flexiblen Reservierungsstrategien für den Handel.

RMA- und Reklamationsabwicklung

Retouren und Reklamationen sind ein mehr oder weniger großes Thema. Der Versandhandel (E-Shop) ist in der Regel stärker betroffen. Sollten Reklamationen vorkommen, bietet die SOG ERP Software eine integrierte RMA- / Reklamations-Abwicklung. Reklamationsgründe, Abhol- / Rücksendescheine mit einer eindeutigen Nummer, das Veranlassen von Nachlieferungen / Ersatzlieferungen und Gutschriften sind nur einige Leistungen, die die Abwicklung in der SOG ERP Software bietet.

Vertretersysteme - mobile Lösungen

Viele Kunden im Groß- und Außenhandel haben eigene Vertreter oder Handelsvertreter. Diese können mit einer eigenen Software-Lösung ausgestattet werden, mit der sie Angebote oder Aufträge erfassen oder  Kundendaten wie Rückstände, Offene Posten, Notizen, Besuchsberichte usw. einsehen können. Diese mobilen Vertreter-Lösungen werden direkt aus der SOG ERP Software entweder mit Echtzeitdaten oder replizierten Daten versorgt. Die Lösungen werden zudem auf Order-Messen eingesetzt.

 
Angebote, Termin- und Sofort- sowie Rahmenverträge

Im SOG ERP System können Sie verschiedene Auftragsarten abbilden. Dazu zählen klassische Sofortaufträge für Lager und Filialverkäufe sowie der Terminauftrag für Artikel und Dienstleistungen. Weitere Auftragsarten sind:

  • Rahmenaufträge
  • Kontraktaufträge
  • Blockaufträge
  • Miet- / Wartungsaufträge
  • Reparaturaufträge
  • Daueraufträge
  • Streckengeschäfte
  • Direktgeschäfte

Die Anforderungen an ein ERP System werden insbesondere bei der Auftragserfassung immer umfangreicher. Gerade deshalb ist für viele Handelsunternehmen eine Zeiteinsparung in der Bearbeitung sehr wichtig. Eine schnelle, intuitive und tabellarische Erfassung macht dies möglich. Andere Handelsunternehmen legen ihr Augenmerk oftmals auf ausführliche Informationen rund um ihre Kunden und die anzubietenden Artikel innerhalb der Auftragserfassung. Für sie sind umfassende Details auf einen Blick von Bedeutung.

Die SOG ERP Verkaufsabwicklung vereint diese Anforderungen durch ein innovatives Bedienoberflächenkonzept in Kombination mit den jeweiligen Erfassungsvarianten. Hierdurch werden auch detaillierte Informationen, wie zum Beispiel die kundenspezifische Preishistorie auf Artikelebene, automatisch dargestellt. Unternehmen, die Strecken- bzw. Direktgeschäfte abbilden möchten, tun dies direkt auf der Artikelpositionsebene innerhalb eines Auftrages. Das gilt ebenso für die komfortable Zuweisung von Chargen, Partien und Lots.

Integrierte Dialoge unterstützen die Softwareanwender: Sie weisen aktiv auf bereits angebotene Ware hin. Die automatische Erinnerungsfunktion in unserer Software sorgt dafür, dass Angebote nicht in Vergessenheit geraten.

 
Effektive Belegerstellung mit Bildern und Anhängen

Für viele Branchen innerhalb von Handelsunternehmen sind Bilder zu den einzelnen Artikeln in der Belegerstellung hilfreich. Dies gilt zum Beispiel für den Bereich E-Commerce, aber auch zunehmend für Printerzeugnisse oder digitale Anhänge innerhalb einer E-Mail.

Mit SOG ERP entscheiden Sie selbst, bei welchen Auftragsarten, Artikelstammblättern, Preislisten, CSV-Datenströmen und Katalogseiten Bilder dargestellt werden. Diese Einstellungen können Sie auch mitten im Prozess, wie zum Beispiel in der Angebotsbearbeitung, manuell übersteuern – falls eine abweichende Regelung im Einzelfall nötig ist.

Setzen Sie bei Angeboten Bilder ein. Erstellen Sie datengetrieben aus dem SOG ERP System heraus Artikelstammblätter und schicken Sie diese als Anhang mit. Mit diesen Instrumenten erhöhen Sie die positive Resonanz Ihrer Kunden und binden Sie gleichzeitig an sich.

Moderne Handelsunternehmen haben für sich noch weitere Kundenserviceinstrumente entdeckt, die sich zugleich sehr positiv auf den Umsatz auswirken: Sie versenden voll- oder teilautomatisiert bebilderte, kundenspezifische Artikelpreislisten im CSV-Format (Excel). Das erleichtert Ihren Kunden wiederum die Stammdatenpflege: Die Daten werden direkt in deren ERP System oder den E-Shop eingelesen.

 
EDI – elektronischer Belegaustausch mit Kunden

Der elektronische Datenaustausch (EDI) etabliert sich zunehmend als Standardanforderung, um mit Großkunden eine Geschäftsbeziehung aufrecht zu erhalten oder zu etablieren. Die SOG Software für den Verkauf bildet sämtliche klassischen Nachrichtenformate in der Softwarelösung ab. Unter anderem stehen Ihnen folgende Nachrichtenarten für den beleglosen Datenaustausch über das Format EDIFACT zur Verfügung:

  • Orderimport (ORDERS)
  • Rechnungen (INVOIC)
  • Versandavis (DESADV)
  • Packzettel (INSDE_S)
  • Lieferscheine (DE_SADV)
  • Artikel-Stammdaten (PRICAT )
  • Auftragsbestätigung (ORDERSP)
  • Lieferabrufe (DELF_OR)
  • Abverkaufsmeldungen (SLSRPT)

Mit dem elektronischen Datenaustausch reduzieren Sie Erfassungsfehler und beschleunigen den Warenfluss. Zu einer Vielzahl von EDI-Dienstleistern besteht bereits eine langjährige und partnerschaftliche Geschäftsbeziehung. Diese fungieren wie eine Art Dolmetscher, um unseren standardisierten Datenstrom in die "Sprache" des jeweiligen ERP Systems auf Kundenebene zu übersetzen. Zu den SOG Partnern zählen unter anderen: 1eEurope, nmedia, Softzoll, Seeburger.

 
Flexible Reservierungsstrategien entwickeln

Für viele Handelsunternehmen stellt eine nahezu perfekte Reservierung von Artikeln eine große Herausforderung dar: Welcher Kunde erhält die Ware bei Engpässen? Wie verhalten Sie sich richtig, falls der Lieferant Sie mit einem unerwarteten Lieferverzug konfrontiert? Gerade bei langen Lieferzeiten im Importgeschäft, bei dem die Bestellung beim Lieferanten oftmals schon einem Kundenauftrag gegenübersteht, wird die Relevanz flexibler Reservierungsstrategien besonders deutlich.

Das SOG ERP System ist aufgrund der Kundenstruktur – Großhandel, Außenhandel, Versandhandel – sehr stark spezialisiert. Themen wie die oben genannte Terminüberwachung werden somit besonders gewürdigt. Greifen wir das oben beschriebene Bespiel auf:

Ihr Lieferant informiert Sie, dass sich der Liefertermin der bestellten Ware um 14 Tage verzögert. In der SOG ERP Software für den Verkauf haben Sie nun die Option, mit nur einer Korrektur des Liefertermins Ihre Kunden voll- oder halbautomatisch zu informieren. In der Regel erfolgt dies über eine Änderungsauftragsbestätigung per E-Mail an den in den Kundenstammdaten definierten Ansprechpartner.

Ein weiteres bekanntes Szenario ist die Engpass Situation, in der Sie entscheiden müssen, wer die Güter erhält und wer noch warten muss. Die SOG ERP Software arbeitet nicht nur mit Prioritäten, sondern auch mit Terminkennzeichen. Diese Kennzeichen können für Fixtermine gelten oder sogar auf Konventionalstrafen hinweisen. Im Rahmen einer stark Ihren Bedürfnissen angepassten Parametrisierung von Handlungsoptionen wird das SOG ERP System eigenständig Warenreservierungen vornehmen. So ist sichergestellt, dass wichtige Kunden ihre Ware erhalten.

In einer übersichtlichen Matrix, dem SOG Terminraster, haben Sie die vollkommene Transparenz. Dennoch können Sie bei Bedarf eingreifen und Reservierungen manuell übersteuern. Mit dem Terminraster erhalten Sie neben anderen wertvollen Features das Herzstück unserer ERP Verkauf-Software. Es ermöglicht Ihnen eine beachtliche Arbeitserleichterung und Kundenzufriedenheit.

 
Automatisiertes Rückstandsmanagement

Die professionelle Verwaltung von Lieferrückständen ist für eine Vielzahl von Handelsunternehmen eine permanente Herausforderung. Frachtkosten müssen gering gehalten werden. Gleichzeitig müssen Sie den Bedürfnissen der Kunden gerecht werden. Insbesondere bei einem Lieferterminverzug des Lieferanten, was häufig zu Auslieferungsengpässen bei den eigenen Kunden führt, müssen die richtigen Entscheidungen getroffen werden.

Die SOG ERP Lösung für den Verkauf unterstützt Handelsunternehmen hierbei umfassend. Hinterlegen Sie im Kundenstamm Klassifizierungen für die Relevanz Ihrer Kunden. Je nach Bedarf können Sie in den Stammdaten oder im jeweiligen Auftrag ein Terminkennzeichen einstellen. Die jeweiligen Kennzeichnungen wie Fixtermin oder Konventionalstraftermin haben bei Lieferengpässen Auswirkungen auf die Priorisierung der Warenzuteilung bzw. Reservierung. An einem klassischen Beispiel wird die Vorgehensweise noch deutlicher:

Sie haben Ware in Fernost bestellt, die Sie auf dem Seeweg erhalten. Diese Ware ist bereits veräußert. Der Bestellung beim Lieferanten stehen folglich bereits Kundenaufträge bei Ihnen gegenüber. Bei einer rechtzeitigen Lieferung seitens des Lieferanten wäre es möglich, allen Kundenwunschterminen zu entsprechen. Der Lieferant informiert Sie jedoch, dass Sie nur eine Teillieferung zu dem avisierten Termin erhalten. Eine weitere folgt erst in sechs Wochen. Die SOG Software kann nun halb- oder vollautomatisch eine Reservierungszuordnung vornehmen, die Ihren individuellen Ansprüchen gerecht wird. Erhalten Kunden ihre Ware nicht rechtzeitig, können Sie diese mit einer Auftragsänderungsbestätigung per E-Mail automatisch informieren.

Verschaffen Sie sich anhand einer Tabellenstruktur einen Überblick über den Warenfluss. Ist eine andere Zuordnung notwendig, können Sie manuell eingreifen.

 
Komfortable Reklamationsabwicklung dank effektiver ERP Software

Nutzen Sie eine professionelle Reklamationsabwicklung. In vielen Beziehungen gilt sie als wichtiges Kriterium für hohe Kundenzufriedenheit und eine entsprechend langandauernde Kundenbindung. In der SOG ERP Software werden Kundenreklamationen professionell abgebildet. Der Software-Anwender entscheidet im Einzelfall, ob ein Abholschein und eine Reklamationsbestätigung erzeugt werden. Des Weiteren können Sie zwischen einer Gutschrift oder einer Nachlieferung wählen. Bei der Verbuchung der Reklamation wird zwischen einer reinen Wertverbuchung und einer Verbuchung inklusive Lagerbestandsveränderung differenziert.

Während der Erfassung von Reklamationsaufträgen werden die tatsächlichen Lieferungen für den Kunden angezeigt. So ist stets gewährleistet, dass sich eine Gutschrift auf die korrekten Preise bezieht. Durch den Bezug auf die Verkaufsaufträge und die damit einhergehende Ermittlung der richtigen Preise sowie der korrekten Deckungsbeiträge, kann eine Rückabwicklung von Provisionszahlungen an die Vertreter ausgelöst werden.

Die SOG Software für den Verkauf ermöglicht Ihnen eine aussagekräftige statistische Auswertung von Reklamationsgründen. Für jeden reklamierten Artikel wird ein separater Reklamationsgrund ausgewiesen. Im Kundeninformationscenter wird die allgemeine Reklamationsquote des Kunden sowie die kundenspezifische Reklamationsquote im Zusammenhang mit dem jeweiligen Artikel dargestellt. Ebenso bietet Ihnen das SOG Statistiktool eine Reklamationsauswertung über einzelne Warengruppen und Artikel. Diese wiederum können Sie individuell auf Ihre Bedürfnisse einstellen.

Generieren Sie aus dem SOG ERP System heraus Rücksendenummern (RMA) für Kundenreklamationen. Reklamationsaufträge erhalten so eine eindeutige und stringente Nummerierung. Diese Funktion erleichtert dem Anwender die weitere Bearbeitung und Nachvollziehbarkeit von Reklamationen. Zudem können Sie anfragenden Kunden effizientere und qualifiziertere Informationen sowie Statusberichte zur Reklamation geben.

 
Zugriffskonzepte für Vertreter und Messen

Handelsvertreter müssen überzeugend und kompetent auftreten. Eine professionelle Auftragserfassung und Informationsbereitstellung stellen hierfür wichtige Instrumente dar. Die SOG Verkauf-Software bietet Ihnen für den externen Zugriff eine eigene System-Lösung. Dabei werden die Daten in Echtzeit oder per vorherigem Datenabgleich offline zur Verfügung gestellt. So können Sie nicht nur Aufträge erfassen, sondern auch weitere Informationen und Funktionen abrufen. Dazu gehören unter anderem Kundendaten und Besuchsberichte sowie Notizen. Zusätzlich haben Ihre Mitarbeiter im Außendienst Zugriff auf alle Dokumente, Rückstände und offene Posten des Kunden.