Clean Desk – Suchst Du noch oder arbeitest Du schon?

„Clean Desk“ kann verschieden übersetzt werden. Es kann z. B. „sauberer Schreibtisch“ bedeuten oder „leerer Schreibtisch“ aber auch „aufgeräumter Schreibtisch“. Sicherlich ist ein „sauberer“ Schreibtisch immer etwas Gutes. Ein „leerer“ Schreibtisch hingegen, kann auf Kollegen schließen lassen, die Ihre Arbeitsmaterialien sehr viel besser und interessanter fanden als die eigenen.

An dieser Stelle soll es aber um den „aufgeräumten“ Schreibtisch gehen. Aufgeräumt beschränkt sich keineswegs darauf, dass am Ende eines Arbeitstages alles auf dem Schreibtisch befindliche einfach in eine Kiste oder Schublade geräumt und versteckt wird. Vielmehr geht es darum, dass das „Verstecken“ nicht notwendig wird. Erreicht wird dies durch planvolles und strukturiertes Vorgehen und Arbeiten und das Halten von Ordnung. Dokumente und Arbeitsmaterialien für das tägliche Arbeiten sollten schnell und leicht zugänglich abgelegt werden. Hierfür empfiehlt sich die oberste Schublade des Rollcontainers oder eines Ablagekorbes. Anders hingegen verhält es sich mit den Materialien, die selten benötigt werden bzw. auf die erst zu einem bestimmten Zeitpunkt zugegriffen werden muss. Diese sollten nach Themen und Zeitpunkt sortiert abgelegt werden, sodass sie zu einem späteren Zeitpunkt schnell gefunden werden.

Es gibt einige gute Gründe, warum das „Aufräumen“ gelebt werden sollte. So gibt es Studien die besagen, dass Mitarbeiter bis zu zweieinhalb Stunden pro Tag damit beschäftigt ist, Informationen und Arbeitsmaterialien zu suchen.
Des Weiteren ist gemäß Datenschutzgrundverordnung ein sensibler Umgang mit  personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Am Ende des Arbeitstages dürfen somit keine Notizzettel oder Post-it mit Namen und Kontaktdaten auf dem Schreibtisch liegen bleiben.
Und nicht zuletzt erhöht ein „Clean Desk“ das persönliche Wohlbefinden. Unterlagen, die sich auf dem Schreibtisch stapeln, erinnern an unerledigte Aufgaben und erzeugen Druck. Selbst, wenn der Zeitpunkt der Bearbeitung noch nicht erreicht ist. Zusätzlich wird man abgelenkt und verliert den Blick für das eigentliche Thema.

Auch in Zeiten der zunehmenden Digitalisierung verliert das Thema „Clean Desk“ nicht an Bedeutung. Ganz im Gegenteil. Denken Sie nur an Ihren eigenen Desktop auf dem Rechner. Wie viele Dokumente, Icons und Links sind dort direkt abgelegt? Und wie viele davon sind permanent oder täglich in Benutzung?

Clean Desk erfordert Disziplin. Durch erfahrene Profis und die Nutzung von geeigneten Werkzeugen wie elektronischen Dokumentenmanagementsystemen, Kalendern oder Aufgabenverwaltungen erhalten Sie wertvolle Unterstützung.

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