Keyuser in der ERP-Einführung - ihre Bedeutung und die richtige Auswahl

Unternehmen mit einem ERP-System machen einen gewaltigen Schritt nach vorne und heben sich von der Konkurrenz deutlich ab. Doch die ERP-Einführung kostet nicht nur Geld, sondern auch viel Zeit und Manpower. Schließlich muss das System in vielen Bereichen auf das Unternehmen zugeschnitten und an die Abläufe und Prozesse des Unternehmens angepasst werden. Durch die dafür benötigten Keyuser ist die ERP-Einführung für viele Unternehmen zudem stärker belastend, da genau diese Keyuser im Arbeitsalltag ausfallen und dieser Ausfall kompensiert werden muss. Unternehmen sollten daher die ERP-Einführung genau planen und kalkulieren, um diese Ausfälle kompensieren zu können.

Keyuser-SOG

Die Rolle der Keyuser bei der ERP-Einführung

Keyuser sind bei der ERP-Einführung das Bindeglied zwischen den Mitarbeitern, dem Management und dem Anbieter der ERP-Software als Projektleitung. Nach Möglichkeit sollte zu jeder Abteilung in einem Unternehmen ein zugehöriger Keyuser bestimmt werden, welcher die Abläufe und Anforderungen der eigenen Abteilung kennt und zudem die Prozesse der ebenfalls beteiligten Nebenabteilungen abschätzen kann. Nur so kann ein Keyuser in der Lage sein, die praktischen Anforderungen des Alltags der Projektleitung des Herstellers zu vermitteln. Doch der Keyuser hat auch noch eine weitere Aufgabe. Er muss die ERP-Software und deren Nutzen und Vorteile den anderen Mitarbeitern vermitteln können. So steigt die notwendige Akzeptanz der ERP-Einführung und der Umstieg in die neue Software wird von den Mitarbeitern mitgetragen.

Der Keyuser als Sprachrohr der Mitarbeiter

Eine ERP-Einführung erstreckt sich in der Regel über viele Monate und betrifft alle Abteilungen eines Unternehmens. Jeder Unternehmensbereich stellt allerdings andere Anforderungen an die eingesetzte Software und die darin abgebildeten Prozesse. Daher ist es wichtig, dass diese Wünsche und Anforderungen der Abteilungen im Prozess der Implementierung berücksichtigt werden. Hier kommen die Keyuser ins Spiel, welche die Notwendigkeiten des eigenen Arbeitsbereichs kennen und diese der Projektleitung des ERP-Anbieters mitteilen. Nur so kann sichergestellt werden, dass nach der endgültigen Implementierung der ERP-Software für alle Abteilungen die notwendigen Prozesse abgebildet sind und ein reibungsloser Übergang vonstatten geht.

Der Keyuser als Vermittler von Akzeptanz und Wissen

Mitarbeiter in Unternehmen stehen großen Neuerungen zumindest skeptisch gegenüber. Eine ERP-Einführung ist eine große Herausforderung für Unternehmen. Damit diese gelingt, muss die Akzeptanz der Mitarbeiter entsprechend hoch sein. Auch hier nehmen die Keyuser eine wichtige Rolle ein, da diese den Nutzen und die Effektivität der ERP-Software in ihrer Abteilung vermitteln können. Dank der beständigen Schulung und Arbeit mit der Software können die Keyuser bereits vor der ERP-Einführung die anderen Mitarbeiter für die ERP-Software und deren Leistungen begeistern und somit die Akzeptanz steigern.

Keyuser-Faehigkeiten

Keyuser dienen als Multiplikatoren bei der ERP-Einführung

Auch nach der ERP-Einführung spielen die Keyuser eine zentrale Rolle, da diese im Regelfall die Schulung der Mitarbeiter in die neue ERP-Software übernehmen. Keyuser werden im Laufe der Zeit zu Spezialisten für die ERP-Software in ihrem Teilbereich. So können Keyuser, unterstützt vom ERP-Anbieter, die Schulungen der Mitarbeiter übernehmen und bei Fragen und Problemen den Mitarbeitern zur Seite stellen. Dementsprechend wichtig ist die Auswahl der richtigen Keyuser für diese Aufgaben. Diese müssen unter anderem Menschen begeistern und zum Umstieg in das neue System überzeugen können. Sie müssen in der Lage sein, ihr Wissen zu vermitteln und sollten dementsprechend bei Kollegen und Mitarbeitern wohlgelitten sein.

Keyuser haben keine spezifische Position im Unternehmen

Viele Unternehmen denken bei den Keyusern zunächst an die eigenen Führungspersonen in den jeweiligen Abteilungen. Verständlich, aber häufig ein falscher Ansatz. Denn das Tagesgeschäft wird selten von der Führungsetage erledigt. Das bedeutet, dass die detaillierten Kenntnisse über Prozesse und Abläufe im Führungsteam nur selten vorhanden sind. Daher sind diese als Keyuser für die ERP-Einführung nicht gut geeignet. Suchen Sie für die ERP-Einführung nach Fachkräften in der jeweiligen Abteilung, welche sich mit den Prozessen und Abläufen gut auskennen, über die eigenen Abteilungsgrenzen hinaus interessiert sind und zumindest ein grundlegendes technisches Verständnis haben.

Diese Soft-Skills sollten Keyuser für eine ERP-Einführung aufweisen

Zunächst einmal ist die Arbeit als Keyuser mit einem deutlichen Aufwand verbunden. Daher ist eine gute Unternehmenstreue und eine dementsprechend längere Unternehmensbindung in jedem Fall von Vorteil. Ein technisches Interesse und eine gute und schnelle Auffassungsgabe sind ebenfalls für gute Keyuser unerlässlich. Sie müssen in der Lage sein, gut zuzuhören und empathisch auf die Wünsche der Mitarbeiter eingehen, aber auch so durchsetzungsfähig sein, dass sie Entscheidungen des Teams oder der Projektleitung den Mitarbeitern vermitteln können. Ein gewisses didaktisches Geschick ist zudem hilfreich, um nach der ERP-Einführung das erlangte Wissen vermitteln zu können.

Kompromisse finden bei der Suche nach dem passenden Keyuser

In keinem Unternehmen gelingt die ERP-Einführung reibungslos, da es immer Abteilungen gibt, in denen eventuell keine passende Persönlichkeit zu finden ist, welche alle Anforderungen an den Keyuser abdecken kann. Es ist hilfreich, sich vor allem anhand der Anforderungen die einzelnen Mitarbeiter anzuschauen und dann den Mitarbeiter zu wählen, welcher die meisten der oben formulierten Anforderungen abdecken kann. Das technische Verständnis spielt bei der Auswahl die geringste Rolle, da dies erlernt werden kann. Die menschlichen Fertigkeiten der Vermittlung und der Kommunikation stehen bei den Keyusern zur ERP-Einführung in jedem Fall an zentraler Stelle.