Steuern Sie Ihre Unternehmensprozesse und innerbetriebliche Kommunikation

Wie kommunizieren Sie Aufgaben und Informationen im Unternehmen? Um Aufgaben und Informationen zu vermitteln, nutzen viele E-Mails oder schreiben sich einen Erinnerungszettel wie Post-it. Das mag bei kleinen Teams gut funktionieren, aber bei größeren Teams und abteilungsübergreifend, gehen mit dieser Methode Informationen verloren und Aufgaben sogar vergessen. Die SOG Business-Software GmbH hat dafür ein Modul entwickelt.

Mit dem SOG Modul „Termine und Aufgaben“ können Sie Aufgabenvorlagen bereitstellen und Aufgaben erstellen, die direkten Bezug zu Kunden, Lieferanten, Vorgängen, Vorgangspositionen, Projekten etc. haben. Klare Zuständigkeiten und Termine sind fixiert und Rückmeldungen zu dem Sachverhalt jederzeit möglich. Kommentarfunktionen mit Datum, Uhrzeit und Ersteller schaffen sofortige Transparenz.

Workflowmanagement

SOG ERP ermöglicht eine strukturierte Aufgabenverteilung, die das klare Zuordnen von Aufgaben mit Verantwortlichkeiten, sowie Terminen mit Wiedervorlagen organisiert. Zu diesen Aufgaben gehören Dokumente wie Schriftwechsel, Reklamationen etc. SOG ERP kann Aufgaben auf verschiedenen Ebenen zuordnen:

Einem Sachbearbeiter
Mehreren Sachbearbeitern
Vorgängen, wie Angebot, Auftrag oder Anfrage, Bestellung
Vorgangspositionen
Kunden
Lieferanten
Interessenten
Projekten
Projektteilen

Neben einzelnen Aufgaben können ganze Aufgabenkataloge mit vordefinierten Verantwortlichkeiten und Zeiträumen definiert werden. So können zum Beispiel aus einem Exportauftrag heraus, mit Rückmeldung bzw. Erledigungsvermerk an den auslösenden Mitarbeiter, verschiedene Aufgaben an verschiedene Sachbearbeiter verteilt werden.

Zudem werden

Start- und Endtermine,
Zuständigkeiten,
Weiterleitungen,
Dokumentenzuweisungen,
Prioritäten,
Status,
Erledigungsvermerke,
Zeiterfassung,
U. v. m.

in der Aufgabe nachvollziehbar dokumentiert. Mit dem SOG Modul werden auch Workflow-Konzepte in Ihrem Unternehmen realisiert. Beispielsweise werden eingehende Faxe oder E-Mails durch Erkennen des Senders identifiziert und entweder automatisch oder manuell an den zuständigen Sachbearbeiter zum Bearbeiten weitergeleitet. Es entsteht eine Aufgabe mit dem automatisch zugeordneten Dokument. Dokumente können nach dem gleichen Prinzip manuell einer Aufgabe zugeordnet werden, (beispielsweise gescannte, selbst erstellte Office-Dokumente, Bilder, Zertifikate usw.).

Ein anderes Beispiel: Aufgaben können automatisch bei Angebotserstellung für den zuständigen Sachbearbeiter erzeugt werden, um den Vertrieb aktiv beim Nachfassen zu unterstützen.

SOG Modul „Termine und Aufgaben“ ist kostenfrei

Modulbeschreibung: Termine und Aufgaben

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