Tipps & Tools fürs Homeoffice

Nicht nur die Corona Pandemie, sondern auch die Welt im digitalen Wandel fordern uns immer mehr, Lösungen für moderne Arbeitsplatzkonzepte zu ermöglichen. Ziel ist es, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Distanz digital und effektiv miteinander vernetzen. Die aktuelle Situation hat gezeigt, wie flexibel wir doch sein können und wie überraschend gut Homeoffice funktionieren kann, wenn die technische Peripherie nicht nur vorhanden, sondern auch integriert ist. Je nach individueller Situation kann so sogar punktuell die Effektivität gesteigert werden, da manche Ablenkungen und natürlich die Fahrzeiten wegfallen. Wir laden Sie ein, an unseren Erfahrungen der letzten Monate teilzuhaben und sind uns sicher, dass Sie das ein oder andere für Ihr Unternehmen adaptieren können.

 

Homeoffice – Persönliches Umfeld prüfen und individuelle Situation prüfen

Ein klar strukturierter Arbeitsplatz ist für die Tätigkeit in Heimarbeit unerlässlich. Auch wenn zuhause kein ganzer Raum zur Verfügung steht, ist es notwendig, einen klar abgegrenzten Bereich zu schaffen, bei dem alle Mitbewohner wissen: Hier wird gearbeitet.
Die aktive Bereitstellung und Erklärung vernünftiger Hardware wie Monitore, Webcams und Headsets sorgt für eine gleichbleibend hohe Performance im Homeoffice.

 

Verzeichnisse organisieren

Schaffen Sie Klarheit bei der Nutzung von Dokumenten. Das Suchen der richtigen Datei im korrekten Ordner kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Die lokale Speicherung von Daten ist vermeidbar. Beschreiben und optimieren Sie die Ordnerstrukturen auf Ihren Netzlaufwerken und nutzen Sie Dokumenten-Management-Systeme um sicher zu stellen, dass jeder Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice effektiv auf alle Informationen zugreifen kann.

 

Ängste nehmen und Wissen verbreiten

Die größten Hürden bei der Nutzung von Informationstechnologie sind oft weniger technischer Natur, sondern haben einen psychologischen Hintergrund. Vielfach herrscht die Angst, etwas falsch oder sogar kaputt zu machen, sowie die Sorge, dass fehlendes Wissen oder Fähigkeiten unangenehm auffallen könnte. Durch eine motivierende Ansprache, gemeinsames Ausprobieren und aktive Bereitstellung von Tutorials und Dokumentationen lassen sich die Probleme meist einfacher lösen als gedacht.

 

Mehr aus bereits vorhandenen Tools herausholen

Die Möglichkeiten von Windows oder bereits vorhandener Standard-Software wie Microsoft Office oder Acrobat Reader sind oft viel weitreichender, als bekannt. Digitale Notizen in einer PDF-Datei bieten einen wesentlichen Vorteil gegenüber den handschriftlichen, da sie von überall frei zugänglich gemacht werden können. Im Office Paket ist seit langem die Software OneNote vorhanden, die Sie ohne zusätzliche Kosten dabei unterstützt, Ihre Notizen zu strukturieren, diese auf verschiedenen, auch mobilen Geräten zu nutzen und sie zur gemeinsamen Zusammenarbeit zu teilen.

 

Kommunikation gemeinsam verbessern

Die Möglichkeiten für die betriebliche Kommunikation sind heutzutage extrem vielfältig, ob Telefonate, E-Mails, Sofortnachrichtendienste oder Video-Chats. Finden Sie miteinander heraus, für welche Situation und welche Personen sich welcher Kanal sich am besten eignet und wie man diese miteinander kombinieren kann. Ein geschützter Rahmen unter vier Ohren kann genauso die richtige Wahl sein, wie eine Teambesprechung in einem virtuellen Konferenzraum. Eine schnelle Bildschirmpräsentation über zum Beispiel die Fernwartungssoftware Teamviewer ermöglicht eine smarte Teamarbeit am Bildschirm.

 

Öffnen Sie sich für neue Technologien

Viele positive Erfahrungen und sogar Spaß haben wir schon seit dem Sommer 2019 und umso mehr während des Lockdowns mit dem Einsatz der Software TEAMS erlebt. Ob klassischer Anruf, Videotelefonie, Bildschirmpräsentation oder Zusammenarbeit an Dokumenten – In TEAMS lässt sich dies sogar gleichzeitig und miteinander kombinieren. Durch die Organisation in diversen thematischen Kanälen kommen die Informationen dort an, wo Sie benötigt werden. Das direkte Feedback, wie man es aus sozialen Netzwerken kennt, kann sehr fordernd sein, gleichzeitig lässt sich die Wirksamkeit von Maßnahmen und Entscheidungen zielgenau erkennen.

Sprechen Sie gerne unsere Kolleginnen und Kollegen auf Ihre Erfahrungen an. Wir unterstützen Sie gerne und geben Tipps, wenn Sie das Wissen über Ihre Tools vertiefen wollen.

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