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EDI kurz Erklärt

Die Abkürzung EDI, welche für Electronic Data Interchange steht, bezeichnet eine Form des elektronischen Datenaustausches zwischen zwei unterschiedlichen Betrieben. Ganz ohne unliebsamen Papierkram und mit deutlich reduzierten Erfassungsfehlern trägt die EDI Datenübertragung im Zusammenspiel mit der passenden ERP Software (Enterprise Resource Planning) wesentlich zur Prozessdigitalisierung und damit zu einer Steigerung von Warenfluss und Produktivität bei. Ein elektronischer Datenaustausch findet in jedem modernen Unternehmen sowohl im Einkauf als auch im Verkauf statt, um beispielsweise Auftrags- und Bestellbestätigungen, Packzettel und Lieferscheine oder Rechnungen zwischen zwei Geschäftspartnern auszutauschen. Der Orderimport, Versand- und Lieferavis, Artikel-Stammdaten und Abverkaufsmeldungen sind weitere Dinge, die durch den Prozess digitalisiert werden können.

EDI-Infografik-SOG-software

Im heutigen Zeitalter der Industrie 4.0 gilt ein funktionierender elektronischer Datenaustausch als Standardanforderung, gerade wenn es um geschäftliche Abschlüsse mit Großkunden oder Lieferanten geht. Mittlerweile kommt EDI nicht nur bei großen Firmen mit hohem Belegvolumen, sondern auch bei mittelständischen Unternehmen zum Einsatz.

 

Die Funktionsweise von EDI und die EDI-ERP-Integration

Sender- und Empfängersystem kommunizieren beim elektronischen Austausch strukturierter Geschäftsdaten vollautomatisch miteinander und benötigen nur in seltenen Einzelfällen ein menschliches Eingreifen. Dabei kommen firmenübergreifend gültige Geschäftsdokumentenstandards zum Einsatz, die von den meisten ERP Systemen allerdings nicht nativ beherrscht werden. Damit ein elektronischer Datenaustausch zwischen zwei Parteien dennoch erfolgen kann, müssen die Datensätze zunächst dem Nachrichtenstandard entsprechend umgewandelt werden. Dabei wird zunächst die ERP Software konnektiert, woraufhin die eigentliche EDI-Konvertierung vom internen Format in den etablierten Nachrichtenstandard stattfindet. Über ein vorher vereinbartes elektronisches Austauschprotokoll werden die Geschäftsdokumente anschließend technisch an den Empfänger versendet. Dieser muss die selben drei Arbeitsschritte in umgekehrter Reihenfolge ausführen, um die erhaltene Nachricht in die eigene ERP Software zu integrieren. Erst dann ist ein elektronischer Datenaustausch zwischen zwei Parteien erfolgreich beendet.

 

Effizient, sicher und digital – die Vorteile der EDI-Anbindung im Überblick

Ein elektronischer Datenaustausch zwischen zwei betriebswirtschaftlichen Entities erhöht die Geschwindigkeit der Auftragsabwicklung und verspricht dabei auch eine minimale Fehlerquote bei gebuchten Belegen. Intern können die EDI-Daten über Software-Schnittstellen in die ERP Software integriert und anschließend weiterverarbeitet werden, wodurch eine Stabilisierung und Automatisierung im Workflow ermöglicht wird. In sich wiederholenden Geschäftsvorgängen wird ein manuelles Eingreifen also nur noch im Ausnahmefall notwendig, wodurch Eingabe- und Datenfehler sowie wiederholte und ungenaue Eingaben erheblich reduziert werden. Darüber hinaus wird auf diese Weise sehr viel Zeit eingespart, was die Datenübertragung mittels EDI zu einem echten Effizienz-Garanten macht. Dank etablierter Standards ist EDI nicht zuletzt auch für einen internationalen Belegverkehr einsetzbar, wodurch die Expansion in das weltweite Geschäft erleichtert werden kann.

 

EDI bei Ihnen einsetzen

Ihre Kunden und Lieferanten wünschen sich einen elektronischen Belegaustausch via EDI? Dann wird die Stammdatenpflege in der ERP Software bei diesen auf EDI und die o.g. geforderten Nachrichtenarten (wie z.B. Aufträge vom Kunden importieren, Rechnung exportieren) eingestellt. Anschließend werden über den auf den Handel optimierten EDI-Dienstleister Testdatensätze erzeugt. Diese wiederum werden über eine entsprechende Schnittstelle an Ihren Kunden bzw. Lieferanten übermittelt. Auf der anderen Seite werden ebenfalls Testdaten erzeugt, welche SOG in die ERP Software importiert. Nach positiver Abnahme durch die Kunden erfolgt der Echtbetrieb. SOG führt diese Prozesse gemeinsam mit den EDI-Partnern durch.

Nach der Abstimmung und Abnahme erfolgt der Datenaustausch völlig automatisiert und entlastet Sie.

 

Schnittstellen zu Dienstleistern

SOG hat für eine Vielzahl von Nachrichtenarten eine Standard-Schnittstelle entwickelt. Über EDI-Dienstleister wie nmedia, Integrated Worlds, IWOfurn oder softzoll optimiert, gewährleistet sie einen elektronischen Beleg-Datenaustausch mit Ihren Kunden und Lieferanten.

Durch die Kombination von SOG und den EDI-Dienstleistern sind wir durch den Kontakt zu Handelsgruppen sowie Industriegruppen perfekt auf den Handel eingestellt. Durch diese Spezialisierung und die permanente Weiterentwicklung der SOG Standard-EDI-Software-Schnittstelle decken sie alle Anforderungen des Datenaustauschs ab.

 

Elektronischer Belegaustausch mit Lieferanten

Eigene Bestellungen werden in Ihrer firmeninternen ERP Software erfasst. Ihre Zulieferer erheben diese Daten manuell in ihren Softwarelösungen. Die gleiche Verfahrensweise gilt für Bestellbestätigungen, Eingangsrechnungen, elektronische Belege und weitere Geschäftsvorfälle.

Übertragen Sie diese Daten einfach elektronisch und automatisch via electronic data interchange (EDI /EDI-FACT) von Ihrer SOG ERP in eine andere ERP-Software. Dieses Format ist ein nahezu standardisiertes Datenübertragungsverfahren.

Allerdings ist es nur nahezu standardisiert, weil die Daten durch die verschiedenen Softwarelösungen in unterschiedlicher Form in den jeweiligen Systemen zum Import und Export erwartet werden. Aus diesem Grund setzt man sogenannte EDI-Dienstleister als Dolmetscher zwischen den Systemen ein. SOG führt diese Datenkommunikation zusammen mit erfahrenen Partnern aus Ihrer Branche durch. Verkaufsseitig ist der elektronischer Datenaustausch (EDI) bereits stark im Handel etabliert. Die gleichen Methoden können über die SOG Einkaufssoftware in der Verbindung „Firma – Lieferant“ eingerichtet werden.

  • Export von Bestellungen (ORDERS)
  • Import von Bestellbestätigungen (ORDRSP)
  • Import von Versandavisen (DESADV)

 

Elektronischer Belegaustausch mit Kunden

Der elektronische Datenaustausch (EDI) etabliert sich zunehmend als Standardanforderung, um mit Großkunden eine Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten oder zu etablieren. Die SOG Software für den Verkauf bildet sämtliche klassischen Nachrichtenformate in der Softwarelösung ab. Die EDI ERP Integration ist individuell auf Ihre Anforderungen angepasst.

Unter anderem stehen Ihnen folgende Nachrichtenarten für den elektronischen Datenaustausch über das Format EDIFACT zur Verfügung:

  • Orderimport (ORDERS)
  • Rechnungen (INVOIC)
  • Versandavis (DESADV)
  • Packzettel (INSDE_S)
  • Lieferscheine (DE_SADV)
  • Artikel-Stammdaten (PRICAT )
  • Auftragsbestätigung (ORDERSP)
  • Lieferabrufe (DELF_OR)
  • Abverkaufsmeldungen (SLSRPT)

 

EDI mit Speditionen/Lagerhäusern

Eine weitere Einsatzmöglichkeit ist der Datenaustausch mit Speditionen oder Lagerhäusern, die die Lagerung und Auslieferung der Ware übernehmen.

EDI Nachrichtentypen an/von Speditionen/Lagerhäusern für den Warenausgang:

  • Übergabe des Packzettels beim Erstellen des Packzettels in SOG ERP (INSDES)
  • Rückgabe der gepackten und ausgelieferten Lieferscheine (DESADV)

EDI Nachrichtentypen an/von Speditionen/Lagerhäusern für den Wareneingang:

  • Übergabe des erwarteten Wareneingangs beim Erstellen des Einlagerungsscheins in SOG ERP (DESADV)
  • Rückgabe der Wareneingangsmeldung (RECADV)

 

Mit dem elektronischen Datenaustausch reduzieren Sie Erfassungsfehler und beschleunigen den Warenfluss. Zu einer Vielzahl von EDI-Dienstleistern besteht bereits eine langjährige und partnerschaftliche Geschäftsbeziehung. Diese fungieren wie eine Art Dolmetscher, um unseren standardisierten Datenstrom in die „Sprache“ des jeweiligen ERP Systems auf Kundenebene zu übersetzen. Zu den SOG Partnern zählen unter anderen 1eEurope, nmedia, Softzoll und Seeburger.